La gestión correcta de una hoja de gastos puede suponer una mejora de la eficiencia de la gestión de gastos en general, un ahorro económico y de tiempo para el trabajador y la empresa y también una fuente de detección de oportunidades de ahorro importante. Pero si no se realiza bien, puede ser un punto de “fuga de dinero”, donde, sin darnos cuenta, la empresa puede perder mucho dinero.
Uno de los principales puntos es el cumplimiento de las políticas de gastos. La revisión de las hojas de gastos, para verificar que cumplan estas políticas, es básico. Así la empresa evita errores, abusos e incluso fraudes. Pero hay otro aspecto que no siempre se tiene en cuenta que también es muy importante: la preparación del viaje.
Cuando hay muchos empleados en movilidad, puede ser difícil para el Travel Manager saber qué gastos o importes están autorizados para cada persona. Puede ser, por ejemplo, que un trabajador solicite alojarse en un hotel que sobrepase el importe límite por alojamiento que tiene asignado. Por lo que es importante que se pueda aplicar las normas de la empresa durante la preparación para cumplir las políticas desde la planificación.
La documentación también puede ser un punto importante de derroche. Por un lado, está el coste asociado a la gestión en papel: envío de los justificantes en papel originales a la central, archivo, etc. Estos gastos son fácilmente ahorrables si se digitalizan. Además, otro problema viene del deterioro o pérdida de esa documentación. Sin los justificantes, la empresa no puede verificar los gastos, pero además también dificulta mucho la devolución del IVA de esos gastos. Para poder tramitar la devolución del IVA de los gastos de la empresa, ésta tiene que disponer la factura completa que justifique cada uno de estos gastos. De lo contrario, será dinero perdido que no se podrá recuperar.
