Una cosa es desarrollar una política de viajes para una empresa y otra muy distinta hacerla cumplir. Al menos, esta es la principal conclusión de una reciente encuesta llevada a cabo por la Agencia Americana de Viajes de Negocios (NBTA, por sus siglas en inglés), que tras entrevistar a casi 700 empleados viajeros ha encontrado serias deficiencias en esta cuestión.
Una pauta, más que una obligación
Más del 60% de los entrevistados indicaron que la política de viajes de su empresa era más una pauta o una recomendación que un verdadero mandato u obligación.
En lo que respecta a las consecuencias de un incumplimiento de alguna norma de la política de viajes, como excederse del tope establecido en dietas o pernoctaciones, la gran mayoría de los participantes en esta encuesta respondieron que únicamente les supuso una pequeña amonestación de carácter verbal, pero en ningún caso medidas más severas, como no obtener el reembolso de la parte excedida. Es más, un 18% reconoció, incluso, no afrontar jamás ninguna consecuencia por incumplimiento de la normativa de la empresa en materia de viajes.
El porcentaje de viajeros que se habían enfrentado a algún no reembolso era también del 18%, mientras que únicamente un 5% consideraba que un hecho así podría llegar a tener consecuencias más duras, como la terminación del contrato laboral.
Este mismo estudio indicaba, sin embargo, que la mayoría de empresa (dos terceras partes) habían restringido los vuelos en clases superiores o business, manteniéndolos únicamente en circunstancias muy excepcionales en algunos casos y prohibiéndolos completamente en otros.
La implantación de un software de gestión de gastos es un medio muy eficaz de resolver esta cuestión. Basta con introducir los márgenes establecidos en la política de viajes y el sistema se encarga de alertar de cualquier violación de los mismos, comunicárselo por email o sms al empleado que ha incurrido en la falta y, si así se desea, dar la orden al departamento de contabilidad para que no se le reembolse la cantidad excedida.
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