Una de las respuestas que solemos utilizar cuando nos hablan de productividad y nuevas maneras de organización es que no tenemos tiempo. La clave está en cómo llevar a cabo una gestión del tiempo óptima. En el siguiente artículo te explicamos cómo hacerlo.
Para saber diferenciar cuáles son las tareas importantes y cuáles las urgentes debemos hacernos las preguntas adecuadas que no ayudarán a establecer un protocolo de acción que nos va a facilitar conseguir una gestión del tiempo óptima.
La primera pregunta que debemos hacernos es si es necesario que esta actividad se lleve a cabo de manera inmediata. De esta manera, podremos establecer una priorización de tareas diferenciando qué debemos hacer personalmente, qué podemos delegar y qué podemos aplazar.
Una vez definida esta parrilla de tareas, en el caso concreto de la fuerza de ventas, el Director Comercial, deberá determinar quién va a realizar dicha tarea. Seguro que en el equipo comercial cuentas con distintos profesionales y, por tanto, con diferentes aptitudes. El trabajo del Director Comercial es tener claro cuál es la persona idónea para cada una de las tareas a realizar.
Seguidamente, llega la tercera fase. En este caso, se debe determinar si se va a proceder de manera habitual o cambiar el punto de vista e innovar. Es decir, como sentencia la célebre frase de Albert Einstein: “No pretendas obtener resultados diferentes haciendo siempre lo mismo”.
Una vez realizada esta batería de preguntas ya podrás determinar qué tareas son las realmente importantes. Por otra parte, uno de los pasos a seguir que te van a ayudar a determinar cómo estructura la gestión de tu tiempo diario es calcular cuánto tiempo, aproximado, te llevan tareas habituales. Además no te olvides de los imprevistos. Reserva siempre tiempo para tareas que pueden alterar tu calendario diario.
Otro de los ejercicios que van a ayudarte a definir la priorización de tareas es conseguir determinar unos tempos en tu equipo, sea de trabajo por tarea, deadlines, etc. Por otra parte, y no menos importante, se debe tener muy en cuenta el comportamiento de los clientes y los momentos del día y de la semana donde es más probable que puedas cerrar un acuerdo, encontrar un cliente o que surja un imprevisto. Aunque parece difícil, de hecho, en cierta manera y de forma inconsciente solemos incorporar este concepto a la planificación. La cuestión es pasar del inconsciente al consciente. :)
