Licitación documental en hojas de gastos

En este post vamos a tratar el tema de la documentación que se utiliza para elaborar hojas de gastos. Es importante custodiar correctamente estos documentos y exigírselos a los empleados que declaren gastos para evitar el fraude interno.

En esta cuestión, hay una serie de puntos o consideraciones fundamentales que pasamos a enumerar a continuación:

• La documentación utilizada para justificar los datos puede ser una fotografía del ticket o la factura, en caso de que el empleado use un software que lo permita, así como también los documentos originales.

• Lo recomendable es guardar esta documentación en formato fotográfico durante un años como mínimo.

• El empleado que ha realizado el gasto y elaborado la nota tiene la obligación de guardar la documentación original (facturas y/o tickets de compra) en un sobre donde conste el número de referencia de la nota de gastos y enviarlo al gestor de gastos de la empresa. Estos sobres con la documentación deben ser debidamente custodiados y archivados por la empresa para poder ser consultados en caso de que surjan dudas o por si son requeridos por un tribunal o la Agencia Tributaria.

En cuanto a la validez legal de la fotografías, inicialmente son válidas de cara a gestiones o licitaciones entre la empresa y sus empleados. Lo que ocurre es que si la Agencia Tritbutaria o un inspector o un tribunal de justicia requiere la documentación original, obviamente la empresa está obligada a presentarla. En el caso de que no la tenga deberá pedir un duplicado al establecimiento donde se realizó el gasto.

Actualmente, se está empezando a modificar las Leyes y normativas que obligan a presentar el original , puesto que muchas facturas o tickets de, por ejemplo, papel térmico sufren un deterioro tan importante con el paso del tiempo que hacen que, a veces, una fotografía sea un documento más válido y fiable

La documentación utilizada debe mantenerse en perfecto estado y estar perfectamente ordenada de manera que pueda ser localizada fácil y rápidamente tanto para poder realizar cualquier tipo de comprobación o gestión a nivel interno de la empresa, como si es reclamada por un órgano externo: una auditoría, la Agencia Tributaria, un tribunal, etc. En ocasiones, esta documentación de las notas de pagos también es necesaria para otros fines, como la solicitud de una subvención.