Los viajes por motivos de trabajo provocan que los empleados tengan una serie de gastos en concepto de pernoctación, comidas y transporte. Es lo que conoce como dietas y gastos de locomoción o kilometraje. Al tratarse de gastos que el trabajador realiza por motivos laborales, la normativa vigente entiende que están exentos de tributación, aunque existen unos límites.
El Reglamento del IRPF recoge las condiciones y límites en que los gastos de dietas y kilometraje están exentos de gravamen y, por lo tanto, no deben tributar, lo que significa que el trabajador no tiene que incluirlos en su declaración de IRPF ni la empresa tampoco deberá efectuar ningún tipo de retención sobre los mismos.
Gastos de locomoción
La regla general es que no tributan en el IRPF las cantidades destinadas por la empresa a compensar gastos de locomoción por parte del empleado cuando, por motivos laborales, tenga que desplazarse fuera de su centro de trabajo habitual, siempre que se den las siguientes condiciones e importes:
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Si se utiliza transporte público, queda exenta la totalidad del importe, siempre que se justifique con factura o documento justificativo equivalente.
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En caso de utilizar vehículo particular, quedan excluidos hasta 0,19 € por kilómetro recorrido, así como los gastos de peaje y aparcamiento debidamente justificados.
Gastos de manutención y estancia
En este caso, se exceptúan de gravamen los gatos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería siempre que tengan lugar en un municipio diferente del lugar de residencia habitual del empleado. Asimismo, también existen unas cantidades límite, que son las siguientes:
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Gastos manutención: 53,34 €/día para los gastos dentro de España y 91,35 €/día en el extranjero.
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En las estancias queda exenta la totalidad que se justifique. Pero existe una límite temporal: no deben superarse los nueve meses de manera ininterrumpida.
En el caso de personal de vuelo de las compañías aéreas, los límites en los gastos de manutención son inferiores: 36,06 €/día en desplazamientos dentro de territorio español y 66,11 €/día cuando el gasto tienen lugar en países extranjeros.
Reglas especiales
Si los empleados no son resarcidos específicamente por las empresas a quienes prestan sus servicios pueden restar dichos gastos de sus ingresos netos a efectos fiscales, siempre que sean justificados y atendiendo a las siguientes cantidades límite:
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Para los gastos de locomoción rige la misma normativa que si la empresas se hiciese cargo del gasto, es decir,la totalidad del importe en transporte público, peajes y aparcamiento y 0,19 € por kilómetro si se utiliza un vehículo particular.
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En los gastos de manutención los importes exentos varían en relación a si fuesen asumidos por la empresa, quedando fijados en: 26,67 €/día en desplazamientos dentro del territorio español y 48,08 € para viajes internacionales.
En lo que respecta al IVA hay que tener en cuenta algunas consideraciones importantes:
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No pueden ser objeto de deducción los gastos en comidas, bebidas y tabaco.
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Existen actividades que por su naturaleza permiten exenciones.
- Sin embargo, en los gastos en desplazamientos, viajes hostelería y restauración sí que se puede desgravar el IVA, siempre que los importes de los mismos tuviesen la consideración de gastos fiscalmente deducibles a efectos de IRPF.
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