Las políticas de gastos de viaje son muy útiles para reducir el fraude interno, lograr una gestión de gastos más eficiente, y conseguir así una ventaja competitiva importante. Pero esas políticas sirven de muy poco si no se controla de alguna forma su cumplimiento. El problema viene cuando una empresa tiene decenas o cientos de trabajadores, que pasan a su vez decenas de tiques cada uno al mes, ya que es muy complicado lograr ese control. Por eso, muchas empresas establecen un muestreo en el control de los gastos de viaje.
El muestreo consiste en seleccionar un número limitado de elementos, en este caso de hojas de gastos, del total de las reportadas para su análisis y verificación. Hacer un muestreo implica que no se analiza todo el conjunto, sino solamente una parte, y que las conclusiones que se extraigan de esa muestra se extrapolará al total de los gastos. Existe un riesgo de que esas conclusiones no sean fiables o certeras, pero este riesgo se puede reducir aumentando el tamaño de la muestra.
Existen muchas formas de elegir la muestra. Puede hacerse de forma completamente aleatoria, o bien introduciendo algún criterio, o varios a la vez, como por ejemplo analizar los gastos de un empleado de cada sucursal o de cada equipo, analizar todos los gastos de una categoría concreta, o analizar una hoja de gastos aleatoria por empleado entre todas las presentadas a lo largo del año.
El muestreo es importante si se quiere lograr un control eficaz, por lo que siempre es recomendable que la muestra sea lo más grande posible. No obstante, hay que encontrar un equilibrio entre el tamaño de dicha muestra y el esfuerzo que requiere analizarla.
Dicho esto, cabe destacar que existen herramientas, como Captio, que permiten un análisis, mediante un sistema de configuración de políticas de gastos y alarmas. De esta manera se logra no tener que recurrir al muestreo para un control del 100% de los gastos reportados, reduciendo el fraude al mínimo, logrando una importante mejora en la gestión de gastos y por lo tanto consiguiendo una ventaja competitiva gracias a la reducción y optimización de los costes.
