La gestión de viajes de empresa es un proceso complejo y difícil de ejecutar. A las prisas en su organización y planificación, hay que sumar las implicación de muchas personas y departamentos, el número creciente de webs que ofrecen reservas y vuelos, los cambios constantes de precios o la aparición de ofertas efímeras que desaparecen al poco tiempo. Las consecuencias son los errores y la existencia de áreas mejorables, en especial en lo que concierne a la gestión de los gastos relacionados con los viajes.
Los viajes de negocios son necesarios para la mejora de resultados de una empresa, pero obviamente llevan aparejados unos gastos importantes que pueden reducirse con la corrección de una serie de errores, deficiencias o problemas organizativos y operacionales. En cualquier caso, se trata de áreas de mejora que conviene tratar y que se engloban en 4 grandes tipos.
Aspectos a mejorar en la gestión de viajes
1) Falta de personal especializado
En muchas empresas se echa en falta la presencia de personal especializado y debidamente formado en la gestión y organización de viajes. Lo cual dificulta, en primer lugar, la contratación o negociación de las ofertas más ventajosas en: reserva de billetes, alojamiento y servicios adicionales relacionados con el viaje. Pero además, el no contar con un perfil profesional de este tipo impide la planificación, ejecución y análisis de estrategias y políticas de viaje bien planteadas y alineadas con los objetivos generales de la empresa.
2) Concienciación insuficiente del empleado que viaja
Con frecuencia ocurre que el grupo de empleados que realizan viajes en una empresa no es suficientemente consciente, básicamente por falta de comunicación entre las distintas jerarquías y departamentos de la organización, del gasto que suponen y del importante trabajo organizativo que acarrean.
Por culpa de este déficit comunicativo, a veces los empleados organizan viajes en grupo que podrían haberse resuelto de forma individual o se calculan erróneamente los días necesarios para el proyecto o las fechas más adecuadas. La realidad es que un simple ajuste de estas cuestiones puede suponer un sustancial ahorro para la empresa.
3) Visión individual del viaje
En línea con el punto al anterior, el empleado a veces tiene una visión demasiado individual del viaje, sin pensar en el bien general de la empresa. Esto lleva a situaciones poco deseables, como que el profesional considere que si él mismo hubiese organizado su viaje, podría haber ahorrado mucho dinero o conseguido un mejor hotel. La mayoría de veces, se llega a este tipo de conclusiones a través de comparaciones mal realizadas, por no tratarse del mismo viaje en idénticas fecha o por no contar con servicios corporativos necesarios para la empresa.
4) Uso insuficiente de las tecnologías
El correo electrónico, el chat y, sobre todo, las videoconferencias pueden funcionar, aunque no siempre por supuesto pero sí en determinadas ocasiones, como alternativas válidas a los viajes tradicionales. Se observa una minusvaloración y un mínimo uso de estas opciones por parte de un alto porcentaje de organizaciones.
La solución a estos problemas pasa por la misma receta: un combinado de comunicación, involucración, concienciación, interlocución y entendimiento entre los distintos profesionales y departamentos de la organización.
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