Los gastos de representación, es decir, las invitaciones y detalles con clientes y proveedores, pueden ser de gran ayuda para cerrar acuerdos comerciales o mejorar la imagen de una empresa o marca. Como reverso de sus importantes beneficios, nos encontramos con posibles dificultades a la hora de gestionar dichos gastos por ser muy variados y heterogéneos y, sobre todo, por estar implicados diversos departamentos: marketing, publicidad, fuerza de ventas y recursos humanos.
La diferencia de que un gasto de representación sea una inversión para la empresa y acabe aportando beneficios o simplemente un despilfarro está en la definición de unos objetivos y estrategias. Toda empresa debe tener muy claro, qué tipo de acciones de representación le interesa poner en marcha, a quién dirigirlas, qué réditos espera obtener a cambio y cuáles son sus objetivos concretos.
Como en cualquier otro ámbito de la empresa, la clave del éxito converge en la elección de una estrategia correcta, ligada a un modelo de gestión acertado y bien definido.
Modelos de gestión en gastos de representación
Existen varios modelos a la hora de gestionar los gastos de representación y cada empresa debe adoptar el que mejor se adapte a sus circunstancias, sector, tipo de organización y estrategia global. Los principales son el modelo único y el modelo diversificado.
Modelo de gestión único
Se establece una única política de gasto para toda la empresa, sin hacer distinción por departamentos o áreas. En este caso, la empresa prefiere renunciar a un control detallado y pormenorizado del gasto por unidades productivas cambio de simplificar las tareas de supervisión y control.
Este tipo de modelo se caracteriza por la rigidez y por el desarrollo de una normativa en materia de gastos para todos los empleados, sin distinguir si pertenecen, por ejemplo, al departamento de marketing o al de relaciones públicas, ni tampoco las características del proyecto en el que están trabajando.
Por lo general, se establece una cantidad fija o tope para uno o un conjunto de gastos y muchas veces ni si siquiera se le exige al empleado el tique o justificante como comprobante.
Ventajas
- Al no desarrollarse diferentes normativas o políticas de gasto, se ahorra tiempo en su redacción y comunicación a los empleados.
- Los gastos en supervisión y control se reducen al mínimo
Inconvenientes
- Excesiva rigidez.
- Escasa capacidad de reacción ante los imprevistos.
- Se pierden oportunidades de negocio, puesto que los departamentos, al no tener la posibilidad de superar el límite establecido, dejan de hacer determinadas acciones.
Modelo de gestión diversificado
Se trata de un sistema mucho más flexible, que consiste en aplicar distintas políticas utilizando diversos parámetros: departamento, proyecto, cliente, etc. Normalmente, este tipo de gestión se suele combinar con estrategias de análisis que permiten conocer, por ejemplo; qué proyectos o clientes están resultando rentables y cuáles no, detectar gastos excesivos en diversas partidas e identificar oportunidades de negocio.
Ventajas
- Es un sistema más rentable y productivo a medio y largo plazo.
- Si se combina con un buen sistema de análisis, es muy útil para detectar fortalezas y debilidades en la gestión de gastos de la empresa.
Inconvenientes
- Requiere un mayor esfuerzo en desarrollo de políticas y campañas informativas a los empleados.
Sea cual sea el modelo que se elija, siempre es altamente recomendable ejecutarlo con la ayuda de herramientas informática que sirvan para automatizar los procesos. De esta forma se evita perder el tiempo en tareas improductivas y, al mismo tiempo, ganar eficiencia en el conjunto de acciones relacionadas con la gestión, organización y cómputo de gastos: recopilación de justificantes, supervisión, reembolso del dinero a los empleados, etc.
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