Uno de los principales errores en la organización de eventos es caer en una excesiva estandarización de los mismos, puesto que supone la pérdida de motivación e interés y, en consecuencia, el rápido olvido por parte de los asistentes.
Hacer las cosas únicamente por obligación, siguiendo siempre las mismas pautas, causa hastío entre las personas. Los eventos corporativos (reuniones, seminarios congresos...) lógicamente no constituyen una excepción. Para mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en su memoria es necesario innovar y cambiar cosas, aportando un plus de originalidad y evitando los planteamientos excesivamente vistos o estandarizados.
Consecuencias de los eventos estándar o repetitivos
Cuando un evento se vuelve demasiado parecido a lo que ya se ha hecho anteriormente perdemos dos cosas:
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La motivación e interés de los asistentes, tanto si son clientes internos (ponentes) como externos (asistentes o invitados).
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Lograr un acto atractivo que permanezca en la memoria de los invitados.
Cómo romper con lo estándar
Ese punto de originalidad o elemento diferencial que convierta en atrayente el evento para todo o la mayor parte del público se puede conseguir de muchas formas. A través de la elección de un formato o tema estimulante, invitando a los ponentes adecuados o escogiendo un entorno diferente. Estas son algunas propuestas:
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Promover y valorar las ideas de todas las partes implicadas en la organización, ya que a través del consenso es más factible que aparezcan buenas ideas, ingeniosas o con un toque original.
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Buscar espacios singulares en vez del típico hotel o sala de conferencias para el desarrollo del evento. Hoy en día es posible alquilar: castillos, conventos, museos o incluso cruceros, que ayudan a proporcionar experiencias únicas.
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Contratar recursos humanos externos: ponentes de prestigio, presentadores y hasta humoristas y actores.
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Utilizar las nuevas tecnologías: videoconferencias, proyección de vídeos, mapping, realidad aumentada, hologramas.
El poder de la solidaridad
Una vía novedosa de romper con los patrones tradicionales de los eventos es promoviendo acciones solidarias como una parte adicional de los mismos: voluntariado, mejoras o recuperaciones de entornos, ayuda a las personas más desfavorecidas, etc.
Este tipo de actividades aportan importantes y variados beneficios:
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Añaden un factor novedoso al evento.
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Se ayuda a colectivos o personas desfavorecidas social o económicamente.
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Aportan bienestar a los directivos, empleados o personas participantes en el acto solidario.
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Mejorar la imagen de la empresa entre la opinión pública, ya que se realiza un gesto solidario en unos momentos en que, sobre todo por la crisis, muchas personas precisan de apoyo para superar momentos difíciles.
Agradecimiento
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