El outsourcing o externalización es una estrategia cada vez más utilizada por las empresas por sus importantes ventajas, como el aumento de la flexibilidad, la disminución de costes o la liberalización a los propios empleados de labores repetitivas y monótonas que no aportan valor añadido.
Por definición, el outsourcing sería «una práctica utilizada por diferentes empresas para reducir costes por transferencia de partes de trabajo a proveedores externos en lugar de complementarlo internamente».
Ventajas del outsourcing
El panorama económico actual ha convertido en indispensable la externalización de ciertas actividades de las empresas, con el objeto de adaptarse eficazmente a los cambios tecnológicos, operativos, funcionales y de gestión, caracterizados por la necesidad de obtener soluciones rápidas y eficaces a problemas complejos.
El outsourcing tiene además otra serie de ventajas:
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Disminuye los costes operacionales y laborales.
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Mejora la productividad y competitividad de la empresa.
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Aumenta la flexibilidad.
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Mejora la credibilidad de la empresa a través de la puesta en marcha de servicios que garantiza una mayor calidad y fiabilidad.
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Resuelve la falta de conocimientos internos.
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Ahorra esfuerzos y gastos en formación específica de poca utilidad para el funcionamiento general de la organización.
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Mejora la gestión de riesgos financieros y el plan de funcionalidad general de la empresa.
El outsourcing de la gestión documental
Las actividades y necesidades vinculadas al ámbito de la documentación generada por la empresa, como los tiques, las facturas y otros documentos están sufriendo una espectacular transformación.
Dicha transformación, que básicamente se trata de una sustitución del formato papel por un archivo digital, afecta tanto a la producción de los documentos, como a su tratamiento, gestión y efectos legales, ligados muchas veces a la cuestión tributaria.
Muchas empresas han encarado esta nueva situación adquiriendo algún tipo de software especializado, que les permite automatizar fácilmente las distintas fases del proceso, desde la creación o captura de un tique o factura a su archivo o integración en el sistema contable de la organización.
Pero cuando los volúmenes de digitalización de facturas u otros documentos son muy elevados, una posible solución es contratar los servicios de alguna empresa de outsourcing documental.
Muchas de estas empresas de outsourcing han sabido adaptarse a las nuevos tiempos y necesidades empresariales, especializándose y diversificando sus servicios, lo que las sitúa en condiciones de ofrecer con todas las garantías soluciones tan completas e interesantes como:
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Digitalización.
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Digitalización homologada por la Agencia Tributaria (AEAT) de tiques y facturas.
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Asesoramiento tecnológico.
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Formación personalizada.
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Prestación de material para la gestión, productos informáticos y asistencia técnica.
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Copias de seguridad, custodia y conservación de archivos digitales.
Podemos concluir que la externalización del tratamiento documental, sea cual sea la modalidad, representa una alternativa eficaz y segura para muchas empresas, que de esta forma pueden centrar su tiempo y recursos materiales y humanos en la consecución de los objetivos empresariales propuestos mediante la realización de tareas de más calidad y valor añadido.
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