Una gestión basada en procesos se considera un tipo de gestión ideal para una organización. Todos los procesos que forman la compañía deben estar en constante análisis para mejorarlos, si lo necesitan, ya que, en cualquier momento, un proceso que ha resultado eficiente puede volverse lo contrario.
Medir es un concepto imprescindible dentro de la gestión por procesos, ya que sirve para evaluar la eficiencia de cada proceso y ayuda a obtener resultados fiables de su actividad. Gracias a los indicadores clave de desempeño se puede conocer si un proceso funciona como debe o se necesita aplicar una mejora en el mismo.
El mantenimiento y control de cada proceso, o del conjunto de procesos, debe ir a cargo del responsable del mismo y es él quién toma las decisiones relacionadas con mejorarlo o eliminarlo así como analizar su efectividad y medir su rendimiento. Todos estos criterios relacionados con el control de resultados de los procesos son conocidos como variables de control y es una parte determinante de la gestión basada por procesos.
Así, los procesos de una empresa son fáciles de analizar:
Mediante los indicadores se mide el rendimiento del proceso y si se alcanzan los objetivos. A partir de aquí se analizan y toman decisiones sobre las variables de control según si los resultados son positivos o negativos. Una vez se conocen los resultados y se llevan a cabo las modificaciones o mejoras en el proceso, se esperan cambios en el comportamiento del proceso y a la vez cambios en los indicadores establecidos. Esto se conoce como bucle de control.
El bucle de control sólo resulta eficiente si las variables de control que se han modificado consiguen alterar el procesos en sí, y a la vez sus indicadores, es decir, si existe una relación de causa-efecto entre las variables de control y los indicadores.
Una vez se hayan llevado a cabo los análisis de los procesos y obtenido sus resultados, éstos se deben comunicar a todos los implicados en el proceso, a los directivos de la organización y a los trabajadores. Los cambios que haya habido en la estructura del proceso así como mejoras también son importantes de comunicar.
Dentro del mantenimiento de los procesos, es recomendable que las organizaciones realicen una auditoría de los procesos, relacionándolos con sus indicadores para medir sus resultados. Las auditorías de procesos ayudan a las organizaciones a detectar qué procesos resultan eficientes, eficaces, económicos y oportunos y si se adaptan a la estrategia de la empresa así como su organización.
En este tipo de auditorías se estudian tanto los procesos internos (visión, misión, objetivos y estrategias) de la organización como los externos (mercado, competencia, clientes, cambios tecnológicos) y se analizan desde su entrada a su salida, estudiando si aporta un valor añadido sobre la entrada y satisfacen las necesidades del cliente.
Este estudio servirá para renovar el mapa de procesos anterior así como para conocer todos los cambios que han habido, en un período de tiempo limitado, en los procesos.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
