Los modelos que las empresas adoptan para gestionar los gastos relacionados con los viajes de empresa -así como el uso que se les da a los conceptos de dietas y kilometraje- varían dependiendo de la cultura, sector y características de la organización.
El tipo de viajes, la asiduidad de éstos y el número de trabajadores desplazándose da lugar a situaciones más o menos complejas en cuanto a la administración de estos gastos.
En este ebook, nos hemos centrado en desarrollar el tema de las dietas; sólo uno de ellos. En el modelo “puro”, la empresa fija una cantidad para uno o un conjunto de gastos. De esta forma, la empresa renuncia a un control exacto del gasto (estableciendo un máximo lo más ajustado posible) para facilitar las tareas relacionadas con la revisión y validación de los gastos de viaje.
Otra forma de proceder es la modalidad “justificar gasto”, en la que se debe justificar mediante un comprobante y/o factura cada gasto en el que se haya incurrido. Aquí el modelo va un poco al contrario que en el anterior caso: existe una visibilidad exacta sobre la cantidad exacta del gasto pero las tareas de revisión se complican, ya que es necesaria la gestión de todo este material adicional que sirve como comprobante.
Luego existen multitud de modelos mixtos. En algunos casos, algunos gastos se justifican mediante el uso de dietas y otros en base a comprobantes. Otro caso es aquel en que hay una dieta establecida pero se ha de justificar con un tique. La empresa sólo remunera por el tique, pero la dieta marca la cifra máxima que el gasto puede alcanzar.
En la mayoría de casos, el departamento de Recursos Humanos suele jugar el papel principal la fijación de dietas junto con el comité de empresa. El departamento de administración se encarga de la gestión a nivel de empresa de las dietas.
Todos estos modelos de gestión pueden apoyarse en herramientas de gestión de gastos de viaje que automatizan el proceso y aportan una mayor visibilidad y control sobre éste. Una de las principales ventajas es que permite unificar varios modelos de gestionar gastos en un solo entorno y acabar con el caos que a menudo conlleva la gestión de gastos de viajes de empresa.
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