En la gestión de los gastos de viajes una de las piezas clave es la hoja de gastos. Realizar de manera óptima la generación, la supervisión y la administración de los gastos es fundamental. A continuación te damos unas sencillas claves para mejorar la gestión de este tipo de gastos.
Cuando llega final de mes, al trabajo del día a día, se suma la tediosa tarea de hacer la hoja de gastos. Hay que buscar los tiques originales, introducir datos y reportarlos. Por otra parte, desde el departamento de finanzas, habitualmente, son días de trabajo extra y de exhaustiva revisión. A continuación, revelamos unas sencillas claves para tener una hoja de gastos óptima que será la punta del iceberg de una buena gestión de los gastos de viaje.
Algunos de los puntos básicos a tener en cuenta son:
1/ Una política de gastos al día. Es decir, es necesario que la empresa 
cuente con una política de gastos detallada, y actualizada, sobre que conceptos e importes son admitidos y cuáles no.
2/ Comunicación con los empleados. Aunque no es un punto de la hoja de gastos, sí que es básico para que el engranaje de la gestión de gastos funcione. Así, hay que tener siempre informados a los empleados de las novedades, o excepciones, de la reglamentación en cuanto a gastos de gestión se refiere.
3/ Detectar los posibles errores o fraudes. Los errores en las hojas de gastos suelen ser recurrentes. Desde el departamento de finanzas suelen sufrirlo en silencio a muchos niveles. A veces, son un despiste y, a veces, pueden ser un intento de fraude. Con el uso de un software de gestión, en el que se pueden introducir los requisitos de la empresa, es posible controlar los errores y fraudes automáticamente.
4/ La digitalización y la automatización son la solución a la gestión de los gastos de viaje. De hecho, la utilización de una solución digital puede convertir este proceso, que suele ser un quebradero de cabeza tanto para el reportador como para el revisor y administardor, en una tarea mucho más simplificada. Y si, además, la solución digital está certificada por la Agencia Tributaria, no es necesario guardar los tiques originales en papel.
