El alojamiento en hoteles es un componente habitual de los gastos de la mayoría de viajes de empresa. Contener el gasto en esta partida es posible negociando acuerdos marco y condiciones preferentes.
El mercado hotelero europeo -también el español- está altamente segmentado. Existen un gran número de establecimientos independientes, con lo que se hace difícil conseguir información consistente y tratar el tema de la contratación de hoteles de forma organizada.
Para las negociaciones, conviene conocer algunas claves sobre cómo funciona este sector. Los hoteles suelen realizar sus descuentos basándose en el número de noches contratadas en cada establecimiento, no por el volumen en la cadena en concreto. Las ofertas se ven entonces influidas por factores como la oferta local, la dinámica de la demanda y la categoría del hotel. Los hoteles de categorías superiores suelen ofrecer más a menudo opciones de descuento.
Otro tema a tener en cuenta son las cancelaciones. Dado que el mundo de los viajes en general -y en especial los de negocios- suelen ser un entorno bastante variable, los cambios y cancelaciones son elementos comunes. Las condiciones que se nos ofrecen en caso de cancelación de una reserva deberían ser un punto ineludible al negociar.
También en este aspecto, es importante tener en cuenta los beneficios y costes reales de llegar a una acuerdo de LRA (Last Room Availability). El compromiso del hotel de que mientras tenga habitaciones disponibles, las va a alquilar al precio pactado.
Debido a la naturaleza de éste mercado, gestionarlo de una forma adecuada puede comportar un gasto elevado de recursos. Convendrá valorar la colaboración con una Agencia de Viajes. Finalmente, recordar que en el momento de escoger el alojamiento existen alternativas al hotel, como pueden ser el corporate housing. Recuerda que disponemos de un ebook relacionado con el tema.
