Una vez se han realizado los pasos previos para poner en marcha la implantación de la gestión por procesos, se empieza a organizar quién llevará a cabo el proyecto, los objetivos que se quieren conseguir así como la elección de los procesos en cuales se dividirá la compañía. El primer paso a seguir para establecer este tipo de gestión es marcar los objetivos y el enfoque del proyecto.
La dirección de la compañía ha tomado la decisión de establecer una gestión por procesos. ¿Y ahora qué? El primer paso a seguir es el de nombrar la persona que liderará el proyecto de implementación de este modelo y del equipo que la ayudará. Se necesita una organización rigurosa en todo el proyecto para que se establezca de forma coherente y eficiente. Una vez nombrados los responsables, se marcará el calendario para implantar la gestión. A partir de aquí empieza el proyecto en sí, es decir, empieza la división de la organización en procesos. 
El equipo debe realizar un estudio exhaustivo para saber identificar los procesos adecuados que deben aparecer en la estructura de procesos del sistema según las actividades de la empresa. Cada compañía, hasta las que son similares entre ellas, pueden llegar a establecer una estructura diferente de procesos.
Una vez identificados y seleccionados los procesos, se deben definir y estructurar de forma que se pueda ver su relación entre ellos. La forma más representativa de ver las relaciones de los procesos entre ellos es a través del mapa de procesos, que se define como la representación gráfica de los procesos que forman el sistema de gestión.
Los procesos se suelen agrupar en grandes bloques y a partir de aquí derivar en bloques más pequeños, según la relación que existe entre ellos y los criterios de la compañía.
División en procesos de la compañía
Primeramente, se recomienda la clasificación previa de la organización en tres grandes bloques de procesos:
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Procesos estratégicos: relacionados con la estrategia de la empresa, las responsabilidades de la dirección y el futuro de la organización.
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Procesos operativos o clave: relacionados directamente con la producción del producto y/o los servicios que ofrece la compañía e identifican claramente a la organización. Los procesos relacionados con los gastos de viaje se encontrarían en este bloque.
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Procesos de soporte: son los que hacen falta para que los procesos operativos funcionen. Suelen estar relacionados con la gestión de los recursos y procesos de seguimiento y medición. No son fundamentales dentro de la propia organización.
A partir de aquí, se empiezan a identificar todos los procesos que irian incluidos en cada bloque.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
