Las empresas tienen unas obligaciones relacionadas con el deber de protección del empleado en los viajes de negocios. Se deben tener en cuenta factores que mitigan los riesgos en los desplazamientos, garantizando el bienestar del trabajador.
Para garantizar una correcta gestión del Duty of Care, la compañía debe cumplir las siguientes obligaciones en relación al empleado:
Elaborar una política de viajes corporativos que contenga todas las condiciones relacionadas con el Duty of Care
Toda empresa debe contar con una política de viajes corporativos, para marcar cualquier aspecto relacionado con el deber de protección de los empleados así como cualquier otro punto relacionado con los viajes de negocios.
La política de viajes debe contener la información necesaria en relación a los riesgos que puede sufrir un trabajador en cualquier viaje, los destinos que suponen un riesgo extremo, las herramientas que se usarán para gestionar los riesgos, el protocolo de actuación en situaciones extremas así como las preferencias de contratación en relación a los transportes y proveedores. La empresa debe comunicar todos los puntos que se establezcan en la política de viajes a los trabajadores.
Contratar un seguro de asistencia en viajes
Cualquier empleado que viaje tiene que estar asegurado en relación a los riesgos que se pueden presentar en un viaje. Este tipo de seguro protege a la empresa del impacto económico y garantiza la cobertura de las emergencias que el trabajador se pueda encontrar.
Normalmente el seguro va incluido con el viaje y es la agencia organizadora la encargada de contratar las condiciones asistenciales necesarias y que estén acordes con la política de viajes de la compañía. Para saber qué servicios se deben contratar, es necesario analizar los tipos de viaje que realiza la empresa y los riesgos que pueden comportar. Por ejemplo, si viajan muchos empleados, con qué frecuencia, a qué tipo de destinos, entre otros.
Contratar los servicios de una agencia de viajes especializada en Business Travel
Para organizar los viajes, en muchos casos resulta preferible contratar una agencia especializada. Estas agencias adaptan el viaje a la política de viajes de la compañía a la hora de contratar proveedores y tienen en cuenta todas las cuestiones de seguridad en relación al empleado así como los riesgos que puede encontrarse durante el desplazamiento.
La mayoría de agencias ofrecen servicios relacionado con la seguridad, como la localización del mismo mediante nuevas tecnologías, servicios de emergencias 24 horas, etc.
Informar al trabajador de forma constante antes, durante y hasta después de su viaje
Para garantizar la seguridad del trabajador y para que éste se mantenga fuera de cualquier peligro, necesita información actualizada sobre los riesgos y/o posibles situaciones de emergencia que se puede encontrar durante su viaje, además de conocer la situación de forma actualizada frente una situación de riesgo.
Tanto los trabajadores viajeros como los expatriados necesitan información previa, durante y hasta después del viaje para mantenerse a salvo y ayudarles a reaccionar eficientemente y con rapidez si se necesita ayuda.
Image(s): FreeDigitalPhotos.net
