El presupuesto destinado a los desplazamientos en algunas compañías es elevado. En ocasiones estos viajes se deben considerar como una inversión de futuro, ya que gracias a ellos se nos abrirán nuevas oportunidades de negocio. Aún así, independientemente de los resultados que se puedan obtener en estos desplazamientos, hay que conseguir la máxima optimización.
No podemos dar por supuesto que el precio de una habitación o de un vuelo más económico nos supongan un ahorro. Hay que considerar todos los factores y saber qué incluye la tarifa, es decir, si incluye todos los gastos inherentes a ese producto o si por lo contrario sólo es un precio-gancho al cual posteriormente habrá que añadir diferentes extras de los que no se nos ha informado de forma adecuada y que acaban incrementando el precio final de la compra.
La ubicación de nuestro destino es muy importante. Hay que buscar un alojamiento lo más cercano posible a la oficina o empresa donde estemos citados, ya que de este modo podremos ahorrar en los desplazamientos hasta el lugar de destino. En ocasiones, los hoteles ofrecen transportes gratuitos, un servicio a tener en cuenta sin ninguna duda.
Es recomendable buscar un alojamiento lo más cercano posible a la oficina o empresa donde estemos citados
Es muy importante conocer la situación del aeropuerto respecto el hotel y nuestro lugar de destino para la planificación previa del viaje, ya que según donde esté se puede encarecer enormemente el precio de un billete que inicialmente era bajo.
Otra recomendación es ajustar los horarios del primer encuentro o reunión al vuelo que más pueda convenir a la empresa. Dependiendo de la hora y el día de vuelo, se puede conseguir hasta un 50% de ahorro en el precio. En algunas empresas se tiende a viajar en fin de semana para conseguir unos precios más competitivos, a pesar que esto suponga una inversión en horas personales del empleado en cuestión que debe hacer el desplazamiento. La compañía en muchos casos ya buscará la manera de compensar el esfuerzo realizado por el empleado.
Otra manera de conseguir buenos precios es realizando las reservas de los viajes con antelación. Improvisar en el mundo de la empresa es arriesgado, ya que en muchos casos supone unos costes adicionales. En cambio, la planificación permite tener un control sobre los gastos de viaje ajustado al presupuesto marcado.
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