Según un reciente estudio, entre el 30 y el 40% de los gastos de los viajes de negocios de la empresa no se gestionan ni se planifican. El sondeo, realizado por el Observatorio Avexia, fue presentado el pasado mes de marzo y presenta 5 áreas de los desplazamientos profesionales en las que las empresas pueden trabajar para optimizar los costes.
Los gastos de desplazamientos por carretera, es decir el kilometraje, los taxis y los costes de aparcamiento son uno de los principales gastos de este tipo de viajes. Según el estudio, aunque de media es del 28%, puede llegar a representar el 50% en muchas pymes. Una de las propuestas para reducir gastos en este sector es negociar tarifas con las empresas de taxistas o aparcamientos, o bien disponer de abonos, así como centralizar los pagos.
Otro gasto sobre el que no existe una gestión eficiente es el de los seguros, que representan según Avexia entre un 1 y un 4% de los gastos de los viajes, dependiendo sobre todo de la destinación. Puede ser una mejora importante analizar bien las coberturas de que dispone la empresa, para detectar carencias o coberturas duplicadas, integrarlos a la política de viajes de la empresa o bien mejorar la comunicación interna para gestionarla mejor.
Los gastos secundarios de los desplazamientos aéreos se han multiplicado en los últimos años. Se trata de gastos suplementarios como el pago por la conexión a internet durante el vuelo, facturar una maleta extra o una maleta con sobrepeso, etc. Una de las propuestas para optimizar estos costes es integrarlos en la política de gastos de viajes de la empresa, y sensibilizar a los viajeros al respecto, así como los abonos anuales que ofrecen ciertas compañías para acceder a sus servicios extra.
El alojamiento es otro de los grandes gastos de las empresas con trabajadores en movilidad, pudiendo llegar al 20-40% del total. Una buena práctica es centralizar las reservas, utilizar métodos de pago corporativos o incluso negociar tarifas con las cadenas hoteleras más frecuentadas.
Finalmente, la manutención, es decir los restaurantes solo o con un cliente, suponen entre el 2,5 y el 10% de los gastos. Un ejemplo de práctica que puede ayudar a optimizar costes es utilizar plataformas de reservas centralizadas, que permitan validar y controlar el gasto antes de que ocurra.
