En cualquier negociación, sea del departamento que sea, hay que ceñirse a un presupuesto, y si es posible rebajarlo. Pero en la organización de viajes de negocios hay que tener en cuenta qué es lo que se está negociando. Sobre todo en negociaciones a medio o largo plazo, un ahorro en las tarifas no siempre es lo principal, y no se traduce en un ahorro real.
A menudo puede resultar más ventajoso buscar alianzas con proveedores que posteriormente nos permitan hacer un ahorro en paralelo. Por ejemplo, cuando un trabajador tiene que pasar un periodo considerable trabajando fuera de su entorno, muchas veces los servicios adicionales (una buena conexión a internet, un entorno de trabajo adecuado, etc,) serán muy importantes: no serán un gasto en el que se pueda recortar costes sino una necesidad que afectará la calidad de su trabajo.
Así, para la negociación de los servicios ligados a viajes de empresa (desplazamiento, alojamiento, restauración principalmente), habrá que revisar muchas tarifas, pero también tener en cuenta las tendencias del sector y de la propia empresa, así como revisar las necesidades de los trabajadores alrededor del viaje. Si tenemos en cuenta otros factores más allá del precio, como la gestión de los gastos de viaje, podemos encontrar que un ahorro aparente en realidad resulta un gasto suplementario y vice versa. Además, a menudo en estas situaciones el trabajador estará contento porque tendrá un plus con el que no contaba.
Un aspecto básico y primordial en las negociaciones es la importancia de conocer a las personas con las que se trabaja, es decir a las que se da el servicio. Existen diferencias a priori superficiales pero que pueden influir en las necesidades de cada uno. Por ejemplo, no es lo mismo trabajar para un equipo de personas más maduras que con un equipo más junior. Tener estos factores en cuenta significará un ahorro de tiempo y recursos, prever problemas o evitar contratiempos. Es el caso de las personas con movilidad reducida, que pueden tener problemas con determinados tipos de transporte o alojamiento, por lo que si no se ha tenido en cuenta en la negociación supondrá tener que deshacer todo lo hecho para encontrar una solución adaptada.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Barcelonés creativo, dinámico y activo, forma parte de la Asociación de Travel Managers, y de IBTA. Con más de 15 años de experiencia en el sector turístico, especialmente dentro del área de Meetings and Events, habiendo dando en los últimos años soporte a firmas nacionales e internacionales, y con la dual visión de proveedor – partner, y Travel Manager – Congress Manager.
