Para poner en marcha y organizar un evento sostenible, las acciones de comunicación son un elemento indispensable. Es importante comunicar los objetivos del evento y los planes que se llevarán a cabo, así como los resultados obtenidos una vez finalizado el mismo. De esta forma se dan a conocer las acciones sostenibles y el esfuerzo realizado por parte de la organización para que se cumplan.
Recordemos que uno de los principales beneficios de realizar un evento de empresa que se encuadre dentro de la sostenibilidad es la mejora de imagen que esto conlleva para la empresa organizadora. Por esto, la comunicación toma una importancia capital para dar a conocer los objetivos y resultados del evento. Es beneficioso para la empresa pero, además, la comunicación juega una papel clave en la concienciación de la sociedad.
Acciones de comunicación
Existen muchas herramientas de comunicación para utilizar en la organización, desarrollo y evaluación de un evento sostenible. Las más utilizadas y efectivas son las que se proponen a continuación:
Nota de prensa
La nota de prensa es una comunicación escrita, dirigida normalmente a los medios de comunicación y a las personas de interés que creamos pertinentes. Es una forma sencilla y eficaz de llegar a un público amplio, así como una forma sostenible ya que, en los días actuales, se envía mediante correo electrónico. La nota de prensa ofrece la posibilidad de dar a conocer a los medios cifras e información que nosotros creamos pertinente para que sea publicada.
Dossier de sostenibilidad del evento
Es recomendable la elaboración de un dossier donde aparezcan los objetivos sostenibles del evento, así como los criterios sostenibles que se seguirán, los agentes que participarán, etc. De esta forma se da a conocer el evento en sí y puede servir como mecanismo de concienciación para los posibles participantes y asistentes.
Contratos con criterios sostenibles
Los mismos contratos que se establezcan con los proveedores pueden servir de herramienta de comunicación ya que se pueden apreciar las cláusulas con implicaciones para la sostenibilidad con las que se ha contratado el servicio en concreto. De esta forma, se da a conocer el uso de proveedores sostenibles y el cumplimiento del plan de sostenibilidad.
Invitaciones
No todos los eventos requieren invitaciones, pero en aquellos que son necesarias, se recomienda enviarlas por correo electrónico, ya que son el tipo de invitación más sostenible. Además, esta herramienta sirve como soporte para comunicar los criterios sostenibles a los asistentes según se planifica el evento.
Herramientas 2.0
La disponibilidad por parte de la empresa organizadora de redes sociales, blog, web, etc. son un punto a favor a la hora de comunicar el evento y sus objetivos sostenibles. Las herramientas 2.0 ofrecen numerosas ventajas: se llega a un público amplio, permiten conocer el feedback de los destinatarios y posibilitan una comunicación duradera, es decir, desde el principio al final del evento. Además se pueden publicar todas las informaciones relacionadas con el evento necesarias.
Comunicación in situ
Aprovechar el mismo evento para dar información a los asistentes sobre los fines sostenibles del evento es otra posibilidad para comunicar. Stands, información en las zonas comunes, información comunicada por los propios ponentes o presentadores del evento, pantallas informativas, etc.
Memoria del evento
Es recomendable elaborar una memoria final del evento, ya que en ella se recogerán los resultados del mismo. En ella es necesario explicar los objetivos iniciales que se marcaron y los resultado obtenidos de la evaluación de evento, comparando lo que se ha conseguido y lo que se puede mejorar para un próximo evento.
Emailing
Para poder comunicar los logros obtenidos con el evento a los participantes, ponentes, etc. se puede enviar un email informativo donde, además, también se puede agradecer su participación y su contribución a lograr los objetivos marcados en un inicio.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Adrià Gelabert
Responsable de Innovación Lavola
