La digitalización de facturas mediante un software homologado que permita su certificación en un proceso muy rentable, extraordinariamente fácil de externalizar y con un retorno de la inversión (ROI) prácticamente inmediato.
La gestión de facturas y tiques en papel supone para las empresas una importante carga de trabajo de soporte y administrativo y, por otro, su valor añadido es mínimo. Por este motivo, es altamente recomendable la adopción de un sistema de Digitalización Certificada (DC), puesto que permite la eliminación definitiva del papel y sus múltiples ventajas asociadas con todas las garantías legales.
Factores que hacen rentable la digitalización de facturas
Disminución de la carga de trabajo administrativo
El uso de un software de DC homologado por la Agencia Tributaria no implica únicamente la gran ventaja de la eliminación total y definitiva el papel, sino que también supone la automatización de tareas y la posibilidad de integrarlo con otros sistemas informáticos de la empresa, ya que la mayoría de programas de digitalización incluyen este tipo de funciones.
En realidad, la adopción de un software de este tipo significa la modificación de muchas rutinas de trabajo. El sistema manual basado en papel, caracterizado por ser muy pesado y consumir muchas horas de trabajo muy poco productivas, deja paso a una proceso automatizado, efectivo, rápido y de calidad.
Ahorro de costes en material y espacio
La eliminación del papel de tiques y facturas es sinónimo de ahorro de espacio y materiales de diverso tipo:
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Papel.
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Material de impresión.
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Material de clasificación y archivo.
Se gana eficacia en la gestión
Los archivos digitales posibilitan una gestión de las facturas mucho más eficaz, que revierte en las siguientes ventajas:
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Mejora de la rentabilidad y productividad de la empresa.
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Se aumenta la desgravación del IVA, puesto que se mejora la visibilidad de cada uno de los gastos deducibles y, sobre todo, se simplifica y asegura su correcta justificación. No se debe olvidar que los archivos digitales generados con un software de DC son totalmente válidos ante el fisco.
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Se evitan sanciones por la imposibilidad de localizar algún documento en papel requerido por la AEAT u otros organismos, ya sea por pérdida, deterioro o por estar mal archivado.
Externalización sencilla y económica
Otro aspecto muy importante de la adopción de un software de DC es que, en caso de que se decida recurrir a un proveedor externo para la gestión de las facturas, no es necesario realizar grandes despliegues en recursos personales ni económicos.
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