Los métodos tradicionales te han dado buenos resultados, en general, y no ves el motivo por el cual deberías cambiar. A continuación te explicamos las ventajas de la hoja de gastos 3.0 que te ayudarán a decidir si debes dar el salto.
Antes de conocer las múltiples ventajas que te puede aportar la hoja de gastos 3.0 se debe tener en cuenta los pasos
básicos del ciclo de vida de la hoja de gastos. Así se podrá valorar aún más las virtudes de un salto digital.
1/ Generación. La generación es el minuto 0 del proceso de creación de la hoja de gastos.
2/ Supervisión. El objetivo en este siguiente paso, habitualmente realizado por un manager de departamento o por el departamento de Administración y Finanzas directamente, es supervisar uno a uno los tiques. El rol del supervisor, de hecho, depende mucho del tamaño y estructura de la empresa. En este paso lo más complejo es controlar que todos los gastos se adecuen a las políticas de la empresa.
3/ Contabilidad. Una vez supervisados los gastos es el momento de los apuntes contables correspondientes y posterior reembolso del dinero.
¿Qué me puede aportar la hoja de gastos 3.0?
Flexibilidad: Una de las principales ventajas de esta evolución de la hoja de gastos tradicional es la flexibilidad que le caracteriza. Es decir, se adapta a las necesidades de la empresa.
Digitalización: Con la ayuda de un software de gestión de gastos viaje se implementa un proceso digital 100%, es decir end-to-end. Además se termina con el uso del papel en caso que la solución esté homologada por la AEAT ya que la copia digital es válida a todos los efectos legales. De esta manera se consigue un reporte, supervisión, aprobación y contabilización de los gastos 100% digital.
Integración: A través de un proceso totalmente digital es más fácil detectar posibles errores. Por otro lado, una de las virtudes de esta nueva generación de la hoja 3.0 es la integración con el sistema contable. De esta manera se consigue un flujo de gestión totalmente unido que, sin duda, suma eficiencia al proceso.
Inteligencia de los Datos: Finalmente otro de los puntos fuertes de la hoja de gastos 3.0 es la capacidad de obtener datos y de allí obtener una visión clave de todo el proceso de gestión de gastos de viajes que nos va a permitir tomar decisiones estratégicas al respecto.
Por tanto, apostar por la hoja de gastos 3.0 se va aportar toda una serie de ventajas que te van a acercar al camino hacia la eficiencia.
