Las grandes empresas lo tiene muy claro con respecto a la inteligencia empresarial. Saben que es la mejor forma de recolección y análisis de la información para conducir sus negocios. La utilizan tanto para analizar su situación interna y mejorar los procesos productivos (inteligencia de negocio), como para recopilar información de su entorno competitivo (inteligencia competitiva) con el fin de estar al día y generar ventajas competitivas de forma recurrente. Las PYMES sin embargo, ven la inteligencia empresarial como un lujo del que deben prescindir, lamentándose por la falta de oportunidades y la dificultad por competir en un mercado global.
La inteligencia empresarial es importante para la empresa porque permite explorar oportunidades de mejora, haciéndola más eficiente, indicando por qué se debe explotar un mercado y dónde hay más oportunidades de triunfar. Éstas también avisan de qué competidores están pisando los talones a la empresa y ayudan a flanquear a aquellos que amenazan el mercado dónde se mueve.
Todo esto se consigue a través del análisis de tendencias, patrones e informaciones que se ponen a disposición de la organización en cuestión de segundos. Fallar en el uso de la inteligencia empresarial puede tener consecuencias desastrosas.
Cómo es el flujo de información en tu empresa
Lo más probable es que el flujo de información en una empresa sea lento y esté cortocircuitado, lo cual hace que la velocidad de circulación de la información sea baja y no llegue a tiempo a los niveles de la empresa que la necesitan. Además, las necesidades de información varían mucho entre personas y departamentos. Lo que es útil para producción puede no serlo para marketing, de tal forma que cada persona o departamento lucha por obtener su información, duplicando tareas y desperdiciando recursos.
La inteligencia empresarial, sus herramientas y sus sistemas vienen a resolver este problema, facilitando que la información llegue a quien la precisa al crear dos circuitos de circulación:
- El circuito proactivo de la información: permite obtener información automáticamente a través del seguimiento de temas de interés e indicadores tanto dentro como fuera de la organización de forma continuada y repetida
- El circuito reactivo de la información: ante un indecente permite obtener información ad hoc tanto dentro como fuera de la organización para poder reaccionar lo más rápido posible.
Contar con estos dos circuitos es fundamental si se quiere competir y desarrollar ventajas competitivas sostenidas. Para ello es necesario contar con sistemas de inteligencia competitiva y de negocio que te ayuden con esta labor.
Las ventajas de la inteligencia empresarial para tu organización
La gran ventaja de la inteligencia empresarial para una empresa es que proporciona visión y profundidad. Permite saber que esta pasando con el negocio y relacionarlo con el entorno competitivo. Pero esta parte del conocimiento no sería nada si no permitiera actuar. Y eso es precisamente lo que hace, permite tomar mejores decisiones en áreas clave como:-
Marketing y ventas al identificar potenciales clientes de forma más rápida y eficiente
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Innovación, al descubrir oportunidades a las que no se eran capaces de llegar
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Producción y calidad al medir y permitir mejoras en los procesos de producción y EFQM
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Planificación y estrategia al facilitar información de forma rápida, precisa y efectiva
Estas ventajas se resumen rápidamente pero su valor es incalculable a todos los niveles operativos y estratégicos de la empresa, y todo ello simplemente por facilitar una velocidad de circulación de la información adecuada.
Evita la Fragmentación y la sobrecarga de información
Es muy probable que la información en una empresa no fluya o lo haga a una velocidad insuficiente. Para conseguir superar esta situación la compañía debe empezar a organizarse:
- Se comienza creando un repositorio donde almacenar todas las informaciones relevantes y comprometerte a mantenerlo. Puede ser tan simple como un documento o varias carpetas compartidas en Google Drive, una sección en tu Intranet, o un CMS especializado en el que incorporar informaciones.
- A partir de aquí, se almacenan toda la información en el repositorio, considerándola un ente vivo al que hay que seguir incorporando información. Con el tiempo se empezarán a ver patrones y obtener conclusiones.
- Para que todos estos datos sean útiles se debe nombrar a una persona responsable sobre la inteligencia empresarial y que tome todo el control. Si no es así, nadie se hará cargo de esta tarea y la inteligencia empresarial caerá en el olvido. Las empresas que lo hacen bien y obtienen buenos resultados, nombran a un curador de contenidos que se encarga de mantener al día el repositorio y mantener a todo el mundo correctamente informado. De esta manera se puede asegurar tener un flujo de información adecuado a una velocidad de información óptima.
- Es aconsejable empezar a implantar la inteligencia empresarial por los procesos más pequeños y conforme se van cumpliendo hitos ir llevarla a todos los rincones de la empresa, poco a poco. Se puede empezar por los gastos de empresa o monitorizando a la competencia. Se recomienda no hacerlo todo a la vez.
- Para priorizar y tener un plan certero de cara a hacer bien las cosas lo ideal es realizar una evaluación de necesidades y objetivos a través de una auditoría.
- Es aconsejable el asesoramiento por un experto al elegir una herramienta. La decisión tiene que ser meditada ya que es importante.
Una vez llevados a cabo los puntos anteriores, se aplica y desarrolla el plan escogido, el más recomendado para la organización.
Para el presente post, hemos contado con la colaboración de:
Ramón Archanco es experto en inteligencia competitiva. Su misión es transformar el exceso de información en tu ventaja competitiva. En su blog puedes saber más sobre la inteligencia competitiva, la gestión de conocimiento y la web profunda. Si quieres leer más artículos de Ramón Archanco visita su página Web.
