Hay que realizar una planificación a medio y largo plazo de los desplazamientos previstos en la compañía. Y cuando sabemos que tenemos un destino que se va a repetir hay que ser conscientes de que los posibles proveedores pueden ser negociados.
No sólo se trata de cerrar un buen precio sino que se puede negociar también una serie de servicios que no teníamos. Cuando hablamos de los diferentes servicios hay que tener en cuenta toda la variedad de posibles desplazamientos, incluso por ejemplo, los taxis. En vez de contratar los servicios del primer taxi que veamos una vez hemos llegado a nuestro destino, se puede negociar con la compañía de taxis o con una empresa de transporte privado previamente y pactar los precios y tarifas para los desplazamientos. De este modo, también la empresa nos puede facilitar una factura que nos permita redactar nuestra hoja de gastos fácilmente, recuperar las tasas o impuestos que lleven asociados esos gastos. Y también podemos evitar la picaresca de que el conductor del taxi alargue el desplazamiento por la ciudad en cuestión para encarecer el servicio. Lo mismo sucede con los hoteles y restaurantes, sobre todo en el caso de repetir a menudo el mismo destino.
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En definitiva, de lo que estamos hablando es de conseguir una tarifa plana en determinados servicios. Estos precios cerrados también nos interesan para evitar las subidas de precios de hoteles y restaurantes cuando se celebra una feria o un congreso. Si somos un cliente VIP de determinado hotel siempre habrá una habitación disponible para nosotros, manteniendo una estabilidad en el precio y sin estar sujetos a las subidas cuando se realiza un evento en la ciudad.
También es muy recomendable negociar los ancillaries, es decir, los extras que puedan surgir en el viaje. Dentro de este grupo de gastos se incluyen por ejemplo los relacionados con la lavandería, el aparcamiento, la disponibilidad de wifi, etc. Cada vez más las compañías hoteleras quieren asegurar su cuenta de resultados por la situación de crisis a nivel internacional. Por eso, buscan alternativas que ayuden a incrementar los ingresos. Nuestro deber es negociar previamente estos extras también para que luego no haya sorpresas. Hay que tener en cuenta que los ancillaries pueden llegar a engrosar mucho la factura, hasta el punto de duplicarla en algunos casos.
Con los proveedores también hay que pactar el acuerdo de tener factura de todos los gastos (comidas, gasolina, parkings, etc) para que la empresa pueda deducirse los impuestos y/o tasas pagados.
Por último, también se pueden negociar tarjetas de pago o de fidelización, que nos permiten conseguir descuentos por su uso o que incluyen seguros y servicios gratuitos, evitando de esta manera sufragar pólizas de seguros privadas. Estos descuentos está demostrado que pueden suponer entre un 2% y un 5% de la facturación anual de la empresa, en función de si canalizas adecuadamente aquella compra a través de sus programas de fidelización.
