La semana pasada presentamos una nueva pieza clave para la gestión de gastos de viajes en entornos corporativos, el Portal de Administrador de Captio.
Tal como explicábamos en el anterior post, el Portal de Administrador de Captio sirve para que los supervisores de gastos puedan controlar todos los procesos relacionados con la gestión y validación de gastos de viajes de empresa.
En este post intentaremos dar una visión más profunda de las funcionalidades que aporta.
Aprobación de informes
El punto central de la parte de administrador es la gestión y aprobación de informes de gastos. Aquí llegan todos los gastos de viajes de los usuarios de Captio de la empresa. El administrador revisa cada informe y lo aprueba o rechaza. De esta manera, el proceso de reporte y aprobación de gastos queda integrado en un mismo entorno.
Ah, ¡por cierto! Ahora también pueden exportarse los informes en formato CSV, además de en PDF.
Gestión de usuarios
La información que el Portal de Administrador gestiona proviene de los usuarios que reportan sus gastos a través de la aplicación móvil de Captio. Por eso, una funcionalidad básica del Portal de Administrador es gestionar estos usuarios “generadores de gastos” de la empresa.
Gestión del entorno
El administrador puede controlar aspectos de la configuración de la plataforma para adaptarlos a su entorno. Puede crear elementos personalizados, como categorías para la asignación de gastos o nuevas formas de pago específicas de la empresa. También puede fijar parámetros comunes, como la tasa a la que se paga el kilometraje en la empresa y la moneda de referencia en esta (esto hará que los tickets en otra moneda se transformen a la moneda base utilizando el cambio del día en que fueron capturados).
Gráficos y estadísticas
Para conocer de un vistazo las cifras de los gastos de viajes de la empresa, el Portal de Administrador incorpora una serie de gráficos integrados en un panel de control. Permite tomar como referencia los datos del equipo al completo o desglosarlos por usuario, mostrando una visión detallada del estado y evolución de las cuentas.
Y lo que está por venir...
Y esto no acaba aquí, no nos quedamos quietos, trabajamos continuamente para mejorar la experiencia de nuestros usuarios. Muy pronto tendremos disponibles las siguientes funcionalidades.
Alertas
El administrador podrá definir alertas que le notifiquen automáticamente situaciones irregulares en el proceso de aprobación de gastos de empresa. Tickets que superen cierta cantidad definida, tickets generados en fin de semana, límites de gastos superados en categorías específicas... Estas alertas podrán asignarse a usuarios concretos o a todo el equipo, pudiendo adaptarlas a diferentes roles y situaciones en la empresa.
Mail inbox
El mail inbox será una dirección a la que podrán enviarse tickets para que se procesen en Captio, adjuntándolos a un correo electrónico. De esta forma, las empresas podrán sacar partido de Captio a pesar de tener modelos de terminales móviles anticuados y/o no compatibles.
Y ya sabes, el Portal de Administrador está disponible sólo en la version Business de Captio. Si estás interesado en conocer más detalles, puedes contactarnos en info@captio.net.
