Las auditorías contables, tanto en los casos en que sea obligatoria como en aquellos donde se realiza por interés de la propia empresa, tienen por objetivo analizar y valorar la situación financiera de la compañía. A tal fin se revisará una amplia documentación que debemos conocer y poner a disposición de los auditores. La preparación previa a este tipo de procesos es fundamental para el éxito del mismo.
El análisis de las características de la empresa y del sector en el que desarrolla su actividad forma parte de las valoraciones preliminares que el auditor de cuentas lleva a cabo antes de iniciar el proceso de auditoría. A partir de allí, la información contable constituye la base de todo el proceso por lo que es fundamental contar con la documentación que la respalda. Por ello, antes del inicio de la auditoría es esencial tener la contabilidad cerrada y puesta al día.
Es habitual que el auditor indique a la empresa la documentación que necesita para llevar a cabo su tarea. De esta manera, antes de visitar las oficinas de la compañía, el profesional habrá podido analizar los estados contables, valorado cuáles son las partidas más relevantes y definido en qué áreas es importante llevar a cabo una revisión más profunda. Mayor eficiencia y rapidez son las ventajas de hacer esta valoración previa.
Cómo elegir un auditor
Pero, antes de recopilar la documentación, es necesario elegir bien al profesional que llevará a cabo la auditoría.
En caso de optar por empresas externas, los expertos recomiendan optar por aquellas que tengan experiencia en tu sector. Y que se ajusten a tu volumen de facturación. Si no llegas a 15 millones de euros, no te interesa una firma multinacional.
Documentación necesaria
Las empresas que realizan su primera auditoría deben preparar un check-list con la documentación contable básica que deben presentar al auditor para que éste pueda realizar su trabajo. Su contenido dependerá de las características de cada empresa y del tipo de actividad, siendo una lista de información a comprobar. Estos son los puntos básicos:
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En el caso de la primera auditoría suele solicitarse una copia de la escritura de constitución de la sociedad así como de las diferentes modificaciones que se hayan producido. En este sentido son relevantes las ampliaciones de capital, cambios en el domicilio social o modificaciones en los órganos de administración de la sociedad.
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En cuanto a la información contable que la empresa debe preparar, el balance de sumas y saldos con el máximo detalle debe estar cerrado, ya sea a la fecha de cierre del ejercicio o del período intermedio que se pretenda auditar. Respecto a las cuentas anuales, la empresa debe poner a disposición del auditor balances de situación, cambios en el patrimonio neto, flujo de caja y memoria. En el caso de cierres intermedios se presentarán balance y cuenta de pérdidas y ganancias.
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Junto con la información contable, la referida a las obligaciones tributarias e impuestos pagados es de vital importancia para la comprobación de los datos reflejados en las cuentas. De esta forma, el check-list debe también contener los modelos de liquidación de los impuestos presentados durante el ejercicio auditado, es decir, impuesto de sociedades, liquidación del IVA y retenciones practicadas.
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La información legal también es importante a la hora de realizar una auditoría de forma que la empresa debe poner a disposición del auditor de cuentas la relación de asesores externos, con indicación de los datos de contacto. En este sentido, la información sobre litigios abiertos e importes de los mismos es de vital importancia para la auditoría contable.
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Este check-list básico que debemos preparar para la primera auditoría de la empresa se completa con el acceso al auditor a los libros de actas de la sociedad. Si bien habitualmente no se solicitan copias, sí debe permitirse al profesional leer las actas del Consejo de Administración y de la Junta de Accionistas, de manera que estos libros deben estar accesibles y puestos al día.
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La lista puede ampliarse según las particularidades de cada sociedad. Es habitual solicitar un organigrama pero en el caso de las primeras auditorías esta información se pide durante el proceso para luego ampliar información con los responsables de cada área. Además, en caso de existir auditor interno, se suele pedir acceso a los informes preparados por el departamento.
En conclusión, la primera auditoría supone toda una novedad para la empresa por lo que es fundamental conocer el procedimiento y preparar con tiempo la documentación que el auditor necesitará. Es de especial relevancia tener la administración al día y, por supuesto, la contabilidad cerrada.
De ahí la importancia de contar con herramientas de contabilidad automatizada y en la nube para poder acceder a ella rápidamente y desde cualquier sitio.
También es fundamental que la documentación entregada al auditor esté revisada para que se ajuste fielmente a la realidad. Una vez analizada, podría ocurrir que este profesional solicite más información. O que vea algo que no encaja y necesite revisar emails y facturas originales, por ejemplo.
Una vez superada esta primera experiencia, las auditorías siguientes serán mucho más fáciles de preparar, transformándose con el tiempo es una actividad más dentro del día a día de la empresa.
