Una de las dificultades de las empresas en las gestión de notas de gastos de representación es la aplicación de diferentes políticas de control en función del departamento o unidad de negocio (equipo o filial) al que el empleado pertenece.
El proceso manual de gestión de control de notas de gastos hace difícil la verificación y control de una única política de gastos. Pero en el caso de que se pretendan implantar políticas de gastos de representación distintas según el departamento o, incluso, el objeto del gasto, la gestión se complica muchísimo más, haciendo imprescindible la inversión de más tiempo y/o personal en el análisis y verificación de las notas.
Política única versus políticas diferentes
En la práctica, para no complicar las cosas y hacer más simple el proceso de verificación y control de las notas de gasto las empresas suelen diseñar una política única para todos los empleados y departamentos.
En tiempos de crisis como los actuales, dichas políticas tienden a ser cada vez más restrictivas, con el fin de ahorrar costes de una forma sencilla y directa.
Sin embargo sería más lógico, y a medio y largo plazo más rentable y productivo, aplicar las políticas con más flexibilidad, utilizando diferentes parámetros según el caso. Por ejemplo, es un momento determinado podría resultar interesante para la empresa ser más espléndidos en algún tipo de gasto de representación y poder invitar a un cliente importante a un buen restaurante o a un sesión en un spa de lujo.
En definitiva, cada departamento o equipo de trabajo que tenga gastos de representación, como el de marketing o relaciones públicas, debería regirse por una política de gastos independiente.
Lo que suele ocurrir en la práctica es que, por la rigidez de las empresas, los miembros de la fuerza de ventas u otro departamentos no pueden llevar a cabo este tipo de acciones para no pasarse del tope fijado en la política general.
El peligro de una inversión excesiva en control y validación de gastos
Tampoco se debe caer en la tentación de, por hacer demasiado complejas las políticas de gastos, tener que destinar demasiados recursos, en horas de trabajo y personal, en la revisión de las notas de gastos de representación. Una gestión de este tipo puede hacer bajar la productividad a la empresa, al restar efectivos en funciones o tareas más importantes. Como casi siempre, la clave está en el equilibrio.
Image(s): FreeDigitalPhotos.net
