La liquidación de los gastos se llevará a cabo después de la supervisión de la hoja de gastos que el viajero haya presentado, debidamente justificada y adaptada a la política de viajes de la compañía.
A partir de aquí se supervisa la hoja de gastos y se procede a su aprobación o denegación, de acuerdo con la política de viajes aprobada, impulsada y comunicada previamente por la compañía. La revisión de la empresa se basará en los parámetros definidos que han permitido la autorización de unos gastos determinados.
Es importante tener en cuenta si nuestra empresa dispone de los recursos suficientes para poder revisar sin problemas todos los apuntes reflejados en la hoja de gastos, ya que no son pocos y conlleva un tiempo importante de revisión.
En grandes organizaciones, los recursos humanos destinados a este trabajo son importantes.
El tiempo que se invierta en la generación de la hoja de gastos también es considerable, ya que hay que introducir muchos conceptos y justificarlos con las facturas y tickets oportunos. Es un proceso que debería automatizarse, ya que el tiempo empleado tiene un coste y además se puede incurrir a errores a la hora de reflejar esa información.
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También es aconsejable introducir un sistema de alertas que nos advierta de la existencia de apuntes de gastos que no están autorizados por la empresa. Por ejemplo, se pueden limitar importantes máximos por gasto o identificar que un ticket no se liquide por duplicado, o que se haya incluido un gasto que se haya realizado durante el fin de semana, fuera de las horas laborales. También sería ideal eliminar las comprobaciones y la supervisión aleatoria.
Por último, hay que asegurar la integración de toda la información en los sistemas de la compañía y cumpliendo con los requisitos fiscales. A día de hoy muchos de los tickets que tenemos se generan con papel térmico, y al cabo de dos meses de archivarse desaparece la información. Entonces ese documento ya no tiene ninguna validez y si hacemos fotocopias tampoco. Así que se debería trabajar con documentos que estuvieran aprobados por la Agencia Tributaria.
