Los procesos de auditoría o las inspecciones siempre acaban llegando. Los gastos de representación suponen un área sensible dentro de la información a auditar, ya que los procesos relacionados suelen estar muy basados en el papel. Esto conlleva varios inconvenientes.
Una auditoría suele representar una situación tensa para las empresas. Los auditores examinan procesos, actividades y documentos para confirmar que todo esté en orden y las reglas se cumplan.
Los gastos de representación -como cualquier otro- pueden verse afectados por una auditoría y ser requeridos durante ella. Sin embargo, la naturaleza de éstos hace que sean especialmente sensibles a algunos efectos que pueden afectar negativamente al proceso. Desorden, descontrol, pérdidas…
Para que este tipo de gastos no estropeen una auditoría se recomienda seguir los siguientes puntos:
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Los gastos de representación tienen que estar justificados mediante el comprobante original o duplicado mediante un proceso que la Agencia Tributaria haya validado.
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Se debe recordar que los justificantes, por ley, se deben guardar un período de 4 años.
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Hay que vigilar con el papel. El uso de tiques en este formato es peligroso para la conservación de la información. El papel térmico se degrada rápidamente con el paso del tiempo.
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Si la gestión de gastos está dividida en varias sedes y hay un desplazamiento de los comprobantes, hay que tener cuidado con posibles extravíos.
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Tener la documentación a mano y bien organizada es fundamental en una auditoría. Tener todos los comprobantes y hojas de gasto en orden y localizables es esencial.
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Recordar que una auditoría no está prevista, a no ser que sea interna. Siempre se tiene que estar preparado.
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Si se encuentra alguna irregularidad puede repercutir en una infracción tributaria. Se clasifican en leves, graves o muy graves, y comportan sanciones proporcionales a su gravedad. Los resultados de auditorías internas pasan a figurar en el Registro Mercantil.
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