Las organizaciones, según la gestión basada en procesos, se divide en tres grandes bloques de procesos: los estratégicos, los operativos y los de soporte. Así mismo, estos tres bloques están formados por varios procesos individuales que deben aportar unos beneficios a la empresa y satisfacer al cliente. Cada proceso de gestión tiene que analizarse desde su entrada hasta su salida para conocer sus características y saber si funciona eficientemente para la empresa.
Para analizar cada proceso de gestión y saber gestionarlo eficientemente, se deben conocer los siguientes criterios del mismo:
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Entrada. ¿Qué entra en el proceso?
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Salida ¿Qué sale?
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El valor añadido que ofrece este proceso para la empresa y para el cliente en relación a la entrada ¿Qué valor añadido tiene la salida sobre la entrada?
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Definir el objetivo del proceso ¿Por qué y para qué?
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El propietario, o responsable, del proceso
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Equipo que participa en el proceso
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Actividades que se realizan en este proceso
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Recursos que necesita el proceso
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Indicadores del proceso
Conocer estos criterios de cada uno de los procesos que forman la organización ayuda a conocer el funcionamiento de la misma así como si estos mismos consiguen los objetivos de la empresa o si se necesita una mejora de los procesos.
Un ejemplo de análisi de un proceso sería la automatización de la gestión de los gastos de viaje:
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Entrada: información de los gastos del viaje; el justificante.
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Salida: información de los gastos tratada para ser utilizada en la hoja de gastos, para nóminas, contabilidad, etc.
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Valor añadido: automatización del procedimiento, reducción de costes, misma forma de reporte y gestión de los gastos en toda la organización, obtención de información homogénea para su tratamiento contable, información digitalizada
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Objetivo: mejorar la gestión de los gastos de viaje de los trabajadores vigente; reducir el tiempo que el trabajador invierte en elaborar la hoja de gastos y también lo hace con el supervisor, que no tiene que revisar uno por uno todos los gastos; reducción de costes
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Responsable: controller de los gastos o administrativo/a
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Equipo: trabajadores viajeros, departamento comercial, departamento financiero, administración, recursos humanos
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Actividades: todos los procedimientos que se llevan a cabo en el proceso: reportar los gastos, supervisarlos por parte del controller y reembolso de los mismos.
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Recursos: cambios tecnológicos en los sistemas, formación del personal para implantar la nueva forma de reportar los gastos así como supervisarlos,
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Indicadores del proceso: ahorro de costes, mejora de la productividad del empleado, ahorro en costes materiales, ahorro en costes del almacenamiento de los justificantes, disminución del fraude en la compañía, incremento de la información que se tiene relacionada con los gastos, entre otros.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
