La política de gastos es una de las piezas clave para establecer un buen programa de viajes. Se trata del documento que regula y ordena todos los conceptos relacionados con los gastos de representación. Si dudas ante un gasto, deberías empezar por comprobar este documento.
Marcar una política de gastos dentro de una organización establece las “reglas del juego” entre la empresa y el trabajador en relación a los gastos de la compañía. Se trata de un documento corporativo donde se exponen las reglas y principios generales a los cuales se acoge la empresa en relación a los gastos de sus trabajadores, estableciendo las normas básicas acerca del comportamiento que se espera de los empleados en relación a los gastos.
La política de gastos deben adaptarse a las necesidades de cada empresa, sin embargo realizar una lo más simple y concisa posible facilitará tanto su aplicación como control. También debería contener información sobre aspectos transversales del proceso de gestión de gastos: cada cuándo se presentan, cuando se reembolsan, quiénes son los encargados de supervisar y aprobar los gastos...
En definitiva, la política de gastos establece un marco para regular todo el proceso de gestión de gastos, tanto para los trabajadores como para la administración de la empresa.
Estableciendo la política de gastos
El contenido de la política de gastos debe informar claramente a los trabajadores de las reglas que la empresa quiere que sigan en el ámbito de los gastos. Para ésto, es necesaria la identificación, por parte de la dirección, de todos los ámbitos donde se pueden incurrir en gastos e indicar las pautas concretas a seguir en cada área. Por ejemplo, el máximo que se puede gastar un empleado en comidas con clientes, en desplazamientos, etc.
Una vez elaborado el contenido, la política de gastos tiene que comunicarse a toda la compañía. Este paso es el que crea más confusión, ya que en muchas ocasiones los trabajadores desconocen la política de gastos de la compañía y dónde la pueden consultar. Normalmente, se redacta un documento para que los empleados tengan un completo conocimiento de la política que marca la empresa y así cumplirla según las normas establecidas, evitando errores e irregularidades y garantizando su efectividad.
Para garantizar el cumplimiento del contenido de la política de gastos se tiene que realizar un control diario del uso que hacen los trabajadores y de si éstos se adaptan a las pautas establecidas además de comprobar todos los gastos reportados por parte de los empleados. No establecer un control de su uso podría suponer un abuso de la misma por parte de los trabajadores o una incorrecta implantación. Un control estricto reduce al mínimo estos riesgos ya que los empleados tienen constancia de que se les controla de forma estricta.
