Con el fin de asegurar los ahorros y evitar conflictos posteriores con el empleado, es muy importante dar a conocer con antelación la política de la compañía en relación con los conceptos de gastos de viaje, cuyo reembolso está autorizado.
Es decir, el empleado debe saber antes de salir de viaje, cuáles son aquellos gastos en los que tiene autorización para incurrir y que después le serán reembolsados. De lo contrario nos podemos encontrar con la tramitación en las hojas de gastos de ciertos servicios que la compañía no está dispuesta a asumir. Y por otro lado, un posible conflicto con el empleado cuando se le comunique que no se le va a reembolsar ese gasto ya que la empresa no lo tiene autorizado.
El propio empleado debe tener acceso a las estadísticas de los gastos que genera a la compañía
El viajero, además, debe tener acceso y visualizar estadísticas de los gastos que genera a la compañía, sin más ánimo que conseguir una visión detallada de lo que gasta. El objetivo es ser consciente del impacto que su actividad tiene en la empresa con determinados gastos que si paramos un poco a pensar seguro que encontramos maneras de contener o reducir. Al hacerle partícipe de esta información seguro que ayudamos a reducir el gasto de la empresa.
También hay que tener identificados aquellos gastos indirectos, es decir, los gastos que incurre la compañía cada vez que se hace una reserva. Dentro de este grupo de gastos estarían por ejemplo: la reserva del viaje, los anticipos en efectivo, los costes de tecnología o la tramitación del reembolso de los gastos de viaje.
La tramitación de los gastos de viaje tiene un coste por sí sola, ya que implica el trabajo de diferentes empleados de la compañía que deben comprobar los gastos y reembolsarlos una vez estén seguros que forman parte de aquellos gastos que la empresa asume.
Algunas empresas últimamente apuestan por aplicativos o soluciones integradas con los sistemas contables ya existentes que lo que hacen es automatizar este proceso y de este modo agilizar la tramitación. Poco a poco van quedando atrás la presentación de las hojas de excel con los tickets o facturas adjuntadas. La automatización del proceso también permite reducir los costes indirectos.
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