Existen varios mecanismos y formas de proceder habituales para gestionar los gastos de representación a nivel económico. Te ofrecemos información sobre los más comunes.
Aunque el trabajador que se desplaza en un viaje de negocios suele hacerlo con algunos de los conceptos del viaje ya reservados y pagados por la empresa -como por ejemplo un billete de avión o las noches de hotel- siempre existen otros que debe afrontar durante el mismo viaje. Una carrera de taxi, un desayuno, una comida con un cliente… todo son ejemplos de pequeños gastos menos planificables pero sin duda necesarios para el desarrollo de las tareas del trabajador. Las empresas ponen diferentes mecanismos para que los trabajadores afronten estos gastos.
Que el trabajador pague sus gastos en efectivo es quizás la forma más habitual de funcionar respecto a los gastos de empresa. Por supuesto, esto conlleva gestionar los procesos de reembolso.
Los anticipos se usan para proveer a los trabajadores de una cantidad en efectivo para hacer frente a sus gastos. Suelen ir asociados a un viaje o intervalo temporal, si al fin de éste, no se ha consumido (justificadamente) la cantidad total, debe devolverse a las arcas de la empresa. Son particularmente utilizados en los casos de viajes al extranjero, cuando se suele proporcionar al trabajador cierta cantidad de divisas en efectivo.
Una herramienta común son las tarjetas que la empresa pone a disposición de algunos trabajadores. Simplifican la gestión, ya que no son necesarios los reembolsos; sin embargo, sólo suelen proporcionarse a ciertos cargos o posiciones de confianza, ya que la empresa queda expuesta en mayor medida a un mal uso de sus recursos. Otro punto a tener en cuenta es que las tarjetas no son siempre aceptadas y que a menudo no sirven para los pequeños gastos. Por otra parte, la información de los justificantes no es esencial, ya que la empresa la recibe en el extracto bancario. Sin embargo, los justificantes originales siguen siendo necesarios a nivel fiscal, o sea que es necesario conservarlos.
Las llamadas tarjetas de viajes son muy usadas para gestionar los gastos relacionados con los desplazamiento. Combustible, reparaciones, peajes y compras en las tiendas de las gasolineras. El proceso de gestión del gasto queda en manos de la empresa, pero es habitual que el trabajador proporcione el comprobante de cualquier modo.
Independientemente de si el mecanismo usado para el gasto es o no reembolsable, la empresa requiere los justificantes al trabajador, así como la redacción de una hoja de gastos. En el caso de los gastos reembolsables, el trabajador acabará recibiendo de vuelta su dinero una vez administración lo haya aprobado.
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