Muchas veces, cuando oímos el término centro de costes, podemos tener una idea aproximada de lo que nos estamos refiriendo. Pero su interés va más allá del que puedan tener tan solo los profesionales de la contabilidad. El objetivo de este artículo es, pues, definir este concepto y señalar su importancia para la gestión empresarial.
En un modelo teórico y poco realista, si una empresa solo fabricara un producto sería muy sencillo saber cuál es el coste exacto del mismo. Todos los gastos asumidos le serían imputados a él y por tanto, con un pequeño cálculo ya tendríamos la solución.
Pero la realidad es mucho más compleja. Las empresas producen bienes y prestan servicios diferentes y de varias maneras. Por tanto, será necesario delimitar qué hemos necesitado para fabricar cada uno de nuestros productos. Aquí aparece otro concepto fundamental como es el de los costes indirectos. Como su propio nombre indica, éstos no pueden ser atribuidos por una fórmula de causa – efecto a un solo producto, sino que deben ser repartidos entre todos. Y ahí es donde entra el concepto de centro de costes.
Definición y clasificación de los centros de costes
Por centro de costes entenderemos cada uno de los departamentos que establezcamos en nuestra empresa y que sean imprescindibles para el sistema productivo, incluidos aquellos que solo generan gastos.
Dichas áreas ayudan a localizar, repartir, controlar y gestionar los costes indirectos. ¿Cuáles son esos departamentos? La clasificación tradicional de los centros de costes los reparte en cuatro categorías.
- Producción. Este proceso puede dividirse a su vez en otros centros de costes diferenciados.
- Compras
- Ventas
- Administración
Todos estos centros son necesarios para poder competir en el mercado. El departamento de ventas será el encargado de conseguir los ingresos para la empresa. Pero es innegable que para realizar sus funciones debe contar con la ayuda y el soporte de los demás.
No obstante, cualquier departamento que tenga asignado un presupuesto y tenga un responsable es un centro de costes.
Otra clasificación es la que divide los centros de costes en principales y auxiliares.
- Centros de costes principales: son los que intervienen directamente en la fabricación de un producto. Aquí se enmarcarían áreas importantes como producción o ventas. Según sus funciones, se clasifican en operativos (producción) y no operativos (distribución, por ejemplo).
- Centros de costes auxiliares: son los centros que generan costes indirectos, como pueden ser Mantenimiento, Seguridad o Informática.
Incluso los vehículos de empresa podrían considerarse como un centro de costes, pues generan gastos en combustible, en seguro, en reparaciones, etc. De hecho, en algunas compañías existe un centro de costes de transportes aunque no exista un departamento como tal. Ahí incluyen todas las facturas relacionadas con ese concepto.
Finalidad de los centros de costes
En cuanto a las tareas básicas de los centros de costes, hay dos principalmente:
- Reparto de los costes: supone asignar un volumen determinado de gastos indirectos a cada departamento o centro.
- Imputación de los costes: con este concepto se hace referencia a la necesidad de asignar los costes a cada uno de los productos o servicios.
El establecimiento de estos centros de costes debe ser siempre una ayuda para la empresa. Especialmente para la toma de sus decisiones. Cuando un directivo examina la contabilidad tradicional (la llamada contabilidad financiera) no tiene información suficiente para hacer un análisis para determinar dónde está subiendo un gasto u otro.
Con los centros de costes se suplen las limitaciones de la contabilidad financiera para ofrecer a la dirección toda la información interna que necesite. De esta forma, podrá evaluar si la gestión es eficaz y eficiente.
Ventajas de los centros de costes
Para un responsable de empresa, conocer en detalle dónde se están generando los gastos de su departamento debería servirle para poder gestionarlos mejor. Al mismo tiempo, la directiva contará con datos concretos y objetivos que les ayudará a la toma de decisiones estratégicas, tales como la fijación de objetivos a cumplir.
De todo lo dicho se puede deducir que los centros de costes pueden aportar multitud de ventajas. Estas van desde la elaboración del presupuesto con un reparto equitativo de las partidas hasta la mejora de la organización interna. Sin olvidarnos de que los centros de costes contribuyen a potenciar las fortalezas (y atajar las debilidades llegado el caso) de cada departamento, favorecen la productividad y evitan que haya algún área desatendida.
Por otra parte, los presupuestos y objetivos de control de costes solo se pueden llevar a cabo si existe un correcto reparto de los costes en los que se está incurriendo. Aunque bien es cierto, este es un tema que habitualmente genera polémica entre los diferentes responsables de una empresa. A la hora de determinar dónde se deben atribuir realmente cada uno de ellos suele haber variedad de opiniones.
