Después de analizar las necesidades de movilidad de nuestra empresa ya tenemos suficientes datos para empezar a elaborar una metodología de gestión de gastos de viaje.
Factores a tener en cuenta para escoger una metodología de funcionamiento para la gestión de los gastos de viaje.
Para elegir la metodología debemos mirar la efectividad de cada sistema. Debemos plantearnos: ¿qué es más práctico para la empresa? ¿qué va a suponer, a posteriori, menos tiempo de gestión?
Forma de pago
En el caso de tener poca gente en desplazamiento podemos optar por trabajar con anticipos o tarjetas de empresa. Mientras que si por el contrario existe mucha gente en movilidad podemos decidir trabajar a reembolso, retornando al trabajador en su nómina el dinero que ha invertido. Lo más habitual es optar por una combinación de las dos opciones, detallando en la política de gastos qué gastos se van a avanzar y cuáles van a correr a cargo del trabajador.
Control del proceso
Todo el proceso de la gestión de los gastos de viaje necesita de un personal encargado de llevarlo a cabo. En el plan de movilidad hay que definir el número de personas que habrá a cargo y su función en el proceso. En un proceso típico definimos 3 perfiles necesarios:
• El empleado que genera los gastos y redacta la nota de gastos.
• El supervisor que revisa la nota de gastos.
• El encargado del departamento de recursos humanos o contabilidad que realiza el reembolso a nombre de la empresa.
En el momento que se conoce el total de personas en movilidad ya se puede establecer el número de encargados de supervisar los gastos. No hay que sobrecargar de trabajo al supervisor.
Reporte de los gastos
El control de gastos es un proceso muy manual que puede resultar muy tedioso. Por ello, con el objetivo de minimizar los errores, es importante no hacer el reporte el último día de mes y saturar al revisor.
Hay que intentar procesar los tickets de manera semanal, sobre todo cuando hay un volumen importante. Cuanto más fraccionado esté el proceso, más fácil será para el supervisor controlar los gastos. Si hay un número bajo de personas en movilidad o no es posible hacerlo semanalmente podemos definir un día la semana previa a final de mes para evitar acumulaciones los últimos días.
Gastos asumidos por la empresa
Un aspecto importante que debe plantearse la empresa es el tipo de gastos que asume y cuáles considera gastos innecesarios y fuera del ámbito de trabajo. Esta distinción debe quedar muy clara en las políticas de gastos. En ellas debería incluirse, por ejemplo, el número de comidas diarias o la forma de desplazamiento (taxi, transporte público, etc.).
Para gestionar mejor los gastos de viaje es importante realizar una analítica mensual de los factores descritos para mejorar el control y optimizarlos en el siguiente ciclo económico.
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