Uno de los aspectos más relevantes a la hora de analizar los gastos fiscalmente deducibles es la posibilidad de deducir el IVA repercutido en esos costes. Para ello es fundamental conocer qué requisitos deben cumplir tanto los gastos como los documentos que los soportan. No todos los tiques valen e incluso en ocasiones las facturas carecen de las exigencias de forma para deducir el impuesto.
La denominada neutralidad del IVA es la que permite tanto a empresas como a profesionales deducir el impuesto en las compras de bienes y servicios. A pesar de ello, no cualquier gasto es válido para deducir el gravamen ya que deben cumplir con ciertas condiciones tanto de fondo como de forma.
En este sentido, el primer requisito que debe tener un gasto para ser fiscalmente deducible es que esté relacionado con la actividad económica desarrollada. De esta manera, aún en los casos en que se hayan utilizado medios de pago vinculados a la empresa como tarjetas o cuentas bancarias, los gastos privados no pueden deducirse y, por lo tanto, tampoco su IVA.
En este punto, uno de los gastos que mayores dudas generan son los relacionados con el uso del vehículo como gasolina, parking y peajes. La primera condición es que su utilización esté relacionada con la actividad económica desarrollada de forma tal que sea necesaria para la generación de ingresos. Pero también es determinante el momento, no pudiendo usarse simultáneamente para necesidades privadas.
A la hora de registrar los gastos fiscalmente deducibles por el uso del vehículo, éste no solo debe estar afecto a la actividad económica desarrollada sino que también serán relevantes el cuándo y para qué. La deducción del IVA de combustible, peajes y parkings dependerá de estos factores.
En el caso de los gastos de viaje, los requisitos son esencialmente los mismos que en el supuesto del uso del vehículo. De esta forma, el IVA soportado por pasajes aéreos, hoteles y gastos de estancia puede deducirse siempre cuando aquellos estén vinculados con la actividad económica, sean necesarios para la generación de rendimientos y se encuentren debidamente documentados. Es importante también que este tipo de gastos no sea excesivo o desmesurado sino acorde a los usos y costumbres.
Otra de las condiciones es contar con las facturas originales o su documento equivalente en función del sector, actividad o tipo de operación. En este sentido, la factura electrónica o enviada por email es perfectamente válida para la deducción del IVA siempre cuando esté garantizada su autenticidad así como la integridad de su contenido.
En este sentido, es habitual en muchas empresas o comercios el uso de la llamada factura simplificada, documento que tiene menos exigencias formales que la factura completa. El IVA de estos gastos es perfectamente deducible siempre que la factura contenga el NIF o CIF del destinatario, su domicilio y la cuota repercutida, siempre determinada de forma separada.
Por último, para que el IVA soportado en los gastos de nuestra actividad pueda deducirse es necesario que dichos gastos estén debidamente registrados en el libro registro del IVA así como contabilizados.
