Para que un software de Digitalización Certificada sea homologado por parte de la Agencia Tributaria debe cumplir una serie de requisitos fundamentalmente técnicos, pero también otro tipo de cuestiones, como la continuidad del proceso o la documentación específica a aportar.
Tal como recoge el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, para que una empresa pueda prescindir del papel y, por lo tanto, poder usar sus facturas, tiques y otros documentos sustitutivos en formato digital con validez legal debe utilizar un software previamente homologado por la Agencia Tributaria.
Requisitos de carácter técnico
Como hemos comentado, los requisitos o requerimientos para la homologación de un software de digitalización certificada son fundamentalmente técnicos:
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Resolución mínima
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Formato de compresión
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Formato de imagen
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Tipo de tratamiento (proceso de mejora de la imagen)
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Tipo de firma (tiene que ser electrónica)
Tal como especifica la Agencia Tributaria en su web oficial, los formatos estándares de uso común obligatorios para conseguir la homologación son los siguientes:
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ISO 19005 (PDF/A)
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PNG
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JPEG 2000
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Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior
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TIFF 6.0 ó superior
Las fases de captura, digitalización y archivo
Los requerimientos para la homologación hacen referencia a las tres fases del tratamiento de la factura o documento sustitutivo: captura, digitalización o vinculación de la factura en el proceso de contabilidad de la empresa y, por último, archivo en el sistema.
Un aspecto clave: la continuidad
Para que la Agencia Tributaria homologue un software de digitalización, este debe permitir una continuidad es decir, garantizar un proceso ininterrumpido desde que, por ejemplo, un empleado hace una foto de un tique de un restaurante con su smartphone (captura), hasta que se vuelca la información y. al final, se archiva en el sistema de contabilidad centralizado de la empresa u organización. Este requerimiento obliga a que la solución tecnológica sea completa, es decir, comprenda todas las fases del circuito.
El motivo de esta obligación de continuidad en el proceso es evitar que la factura pueda ser manipulada por un tercero, introduciendo cambios fraudulentos en alguno de los conceptos de la factura, como el importe o la fecha
También es obligatorio que todas las imágenes sean firmadas digitalmente mediante un proceso automático y que, al final de proceso, se vuelva a firmar todo de nuevo.
Requerimientos adicionales
Para llevar a buen término un proceso de homologación de un software de DC es obligatorio cumplir con otra serie de formalidades, entre las que destacan:
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Necesidad de realizar una auditoría externa. Un auditor independiente debe certificar que el software cumple con todos los requisitos legales.
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Preparar un Documento Técnico Descriptivo. Donde se presente, de manera muy visual, las características técnicas, funcionalidades, recursos, etc. del programa informático.
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Elaborar un Plan de Gestión de Calidad. Es una guía o manual muy específico donde, entre otras cuestiones, deben constar:
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Cómo solucionar manualmente problemas técnicos como fotos de baja calidad o cortadas.
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Mantenimiento preventivo, como por ejemplo, el modo y frecuencia de limpieza de los escáneres.
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Actualización del software.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de
Licenciado en Derecho y Máster en Tecnologías de la Información y Derecho, ha desarrollado su especialización en criptografía y seguridad informática y participado en la planificación y desarrollo de numerosos proyectos de seguridad nacionales e internacionales. Especialista en tecnologías de PKI y Auditor CISA, desarrolla su carrera en Validat ID.
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