Ante la necesidad de buscar alojamiento corporativo para alguno o algunos de sus empleados, las empresas tienen dos opciones, cada una de ellas con sus pros y contras: la reserva directa por parte del propio empleado o alguien de la empresa o a través de una empresa especializada.
La planificación, organización y reserva de un viaje de empresa se puede realizar con los medios y personal de la propia empresa o bien recurrir a una agencia especializada. Como veremos a continuación, cada una de estas opciones tiene sus ventajas e inconvenientes.
Reserva directa
Ventajas:
- La principal ventaja es el trato directo con el personal del hotel o apartamento con el que se va a realizar la reserva. En caso de que surja algún problema o queja, se puede contactar con dicho contacto, sin intermediarios.
- En un cierto porcentaje de casos es posible conseguir mejores precios en la reserva que cuando se hace de forma directa. Aunque para ello es imprescindible que la persona de la empresa que realice la reserva tenga dotes negociadoras.
Inconvenientes:
- El tiempo que supone la realización de estas gestiones. Aunque no lo parezca, la reserva de los billetes y alojamiento de un viaje, con su búsqueda por Internet u otras vías de la disponibilidad, la comparación de ofertas, etc. consume muchas horas de trabajo.
Lógicamente, en el caso de proyectos complejos, que impliquen desplazamientos largos en distancia y período de tiempo, y con destinos múltiples, estas gestiones se complican muchísimo más, llegando a ocasionar verdaderos quebraderos de cabeza para el personal encargado.
Reserva a través de agencia
Ventajas:
- Ahorro de tiempo y esfuerzo, que se puede dedicar a tareas más productivas. Al encargar todo lo relativo a la organización de un viaje a una agencia externa especializada, la empresa ya no tiene que preocuparse por nada, puesto que dicha agencia se encargará de: comprar los billetes de avión o tren, buscar y seleccionar alojamiento y reservarlo, contratar los servicios adicionales (desplazamientos internos, alquiler de coches, contratación de salones para reuniones o exposiciones, etc.), aspectos burocráticos (visados, vacunas) etc.
- La garantía de que la agencia va a comparar todas las posibilidades, eligiendo el mejor precio del proveedor final ofertado en Internet. Además, en ocasiones la agencia puede conseguir descuentos adicionales en el precio del paquete o en algunos servicios.
- Se puede llegar al acuerdo de que la agencia especializada ofrezca un crédito. Es decir, adelante el dinero para reservas y luego la empresa lo vaya pagando mes a mes o según el sistema acordado.
- La experiencia de la agencia. Este tema es muy importante sobre todo en los viajes largos y a destinos lejanos o exóticos. Una agencia en preparación de viajes, profesional y con experiencia podrá alertar sobre determinadas diferencia culturales o de seguridad que puedan suponer un problema para el empleado desplazado y la mejor manera de solventarlas.
Inconvenientes:
- La comisión o cuantía fija que la empresa debe pagar a la agencia por el servicio de intermediación.
Actualmente, debido a la facilidad de acceso a la información y reserva de billetes y alojamientos que proporciona Internet, muchos viajeros corporativos están prescindiendo de los servicios de las agencias especializadas, sobre todo para viajes a países del mismo entorno y de corta duración. No obstante, cuando se trata de destinos múltiples, estancias prolongadas y viajes a países extraños o exóticos, el servicio de las agencias siguen utilizándose profusamente, puesto que se valora su experiencia y capacidad de gestión.
