Revisión de las notas de gastos de representación

Desde su generación, las notas de gastos pasan por un flujo de aprobación llevado a cabo por una serie de personas (jefes de equipo, supervisores, auditores, etc.) hasta que finalmente son validadas y liquidadas al empleado. Este proceso de revisión lleva aparejado también una serie de dificultades.

El proceso de revisión ideal

En teoría, la persona encargada de revisar una nota de gastos de representación debería de realizar, como mínimo, las siguientes tareas:

• Comprobar que todos los gastos se ciñan a la política de la empresa.

• Revisar uno por uno todos lo tiques o justificantes.

• Verificar que los kilometrajes reportados en desplazamientos y viajes de representación profesional por los empleados en los desplazamientos sean veraces, es decir, se correspondan exactamente con el trayecto realizado.

• Asegurarse de que no se pase como gasto de representación algún concepto que en realidad no lo sea porque no esté relacionado directamente con la actividad de la empresa, como por ejemplo: comidas con personas no vinculadas a la empresa o regalos de importe de excesivo o no justificados.

Lo que realmente se controla

Por falta de recursos, tanto a nivel de personal como de medios tecnológicos, y de tiempo las revisiones de notas de gastos suelen quedan reducidas en la práctica a:

• Revisión de únicamente  un pequeño porcentaje de las notas a modo de muestreo.

• Generalmente, lo que se acaba verificando es la cifra final de gastos (por ejemplo, mensuales) y si está dentro de la media se da por bueno. Dicho de otro modo, se acaba supervisando es el montante final, pero no la totalidad de los conceptos ni los gastos individuales.

• Muchas veces se generan dudas sobre la autenticidad de algunos gastos que no pueden investigarse ni controlarse más a fondo por falta de medios.

El problema de no realizar una nota por empleado y mes

Existe un problema adicional en la revisión de notas de gastos relacionado con la  costumbre de muchos empleados de no generar una nota al mes (normalmente debería ser antes del día 20) sino esperar a que haya una cantidad considerable y hacer una nota cada dos o tres meses.

La irregularidad temporal en la generación de notas de gastos puede provocar, puntualmente, problemas de tesorería en las empresas, al encontrarse de golpe con una cantidad importante a liquidar que no esperaban.