La aplicación de Captio facilita y mejora la gestión de los gastos de representación optimizando los resultados y contribuyendo al ahorro de la compañía. Recogemos seis aspectos por los que se convierte en esencial la gestión automatizada de los gastos de representación:
- Establecer una buena política de gastos: un documento que regule y ordene todos los conceptos relacionados con los gastos de representación a modo de “reglas del juego” entre la empresa y el trabajador en relación a los gastos de la compañía. La política de gastos debe adaptarse a las necesidades de cada organización y ser lo más sencilla y concisa posible para facilitar el control. Debe identificar todos los ámbitos donde se puede incurrir en gastos e indicar las pautas concretas. Una vez elaborada, se debe comunicar de forma correcta a todos los empleados para que no haya confusiones. A partir de entonces, la compañía debe controlar de forma estricta que se cumplan las normas establecidas.
- El proceso de revisión de las notas de gasto: comprobar que todos los gastos se ciñen a la política de la empresa, revisar uno por uno todos los justificantes, verificar los kilometrajes de los desplazamientos y comprobar que no se pasen como gastos de representación conceptos que no lo sean realmente. La falta de tiempo y recursos tecnológicos hace que muchas veces solo se revisen un pequeño porcentaje de notas mientras la cifra final de gastos esté dentro de la media habitual, generando dudas sobre la autenticidad de algunos gastos. Estas carencias se pueden solucionar con una inversión en personal y en recursos tecnológicos, y también con acciones de concienciación y formación a los empleados de la empresa.
- Crear una estrategia de análisis: la mayoría de empresas no disponen de información detallada ni analizada sobre en qué se gasta exactamente el dinero por culpa de una gestión de notas de gastos demasiado básica y manual. Una estrategia de análisis de gastos permitirá conocer el gasto exacto acotado en el tiempo de cada concepto, la cantidad destinada a cada proveedor o cliente y extraer datos históricos en relación a un empleado, un cliente, un equipo de trabajo... con los que se puedan conseguir acuerdos comerciales favorables.
- Conseguir una gestión ágil: gracias a la aplicación móvil de Captio, se puede capturar la imagen de cada justificante con la cámara del smartphone o tablet. De esta forma se ahorra tiempo al trabajador a la hora de elaborar las hojas de gasto, facilita el trabajo del supervisor gracias a que la información puede ser procesada con antelación, los tiempos de aprobación y reembolso son más cortos, la descarga de tareas administrativas de los trabajadores mejora su productividad y su satisfacción, se evitan pérdidas de justificantes, se controlan mejor los errores o fraudes y gastos abusivos, se puede acceder a las herramientas desde el propio viaje en el momento de efectuar cada gasto, y se genera una visión global de los gastos facilitando la confección del programa de viajes para contribuir al ahorro.
- Los gastos de representación deducibles: según la Ley del Impuesto sobre Sociedades son aquellos marcados como necesarios para la actividad de la empresa y para generar ingresos a la compañía. Deben aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio y estar justificado de forma documental. Son los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores, los que se efectúen con respecto al personal de la empresa, los gastos de promoción directa o indirecta de la venta de bienes o la oferta de servicios, y los gastos que se correlacionen con los ingresos. El Artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre sociedades recoge estos gastos deducibles, así como especifica cuáles se contemplan como no deducibles.
- Los gastos de gestión en una inspección: como cualquier otro tipo, los gastos de representación pueden verse afectados por una auditoría. Para evitar problemas de cualquier índole es recomendable que estén justificados por el comprobante original o duplicado mediante un proceso validado por la Agencia Tributaria, guardar los justificantes por un periodo de 4 años como estipula la ley, vigilar con la degradación del papel térmico de los tiques, tener cuidado con posibles extravíos, y tener los documentos ordenados y localizados. Si se dispone de un archivo digital, la búsqueda y la justificación se ven facilitadas de forma notable. Eso sí, siempre que sea con un sistema validado por Hacienda.
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