Horas y horas de trabajo rutinario y de poca calidad ordenando y grapando tiques, revisiones de notas de gastos y justificantes en papeles, a veces deteriorados y grapados de forma que resulta imposible descifrar datos importantes. Ese es el panorama actual de las mayoría de empresas y oficinas. La informática ha cambiado radicalmente los métodos de trabajo. Sin embargo, en la gestión de gastos de empresa parece que el tiempo se haya parado. Todo sigue prácticamente igual.
A lo largo de los diferentes artículos anteriores, hemos detallado los diversos problemas que acarrea una gestión de gastos de representación anticuada, basada en papel y muy escasamente informatizada y automatizada.
Hemos visto que algunos de estos problemas eran de carácter más intangible: como el mal ambiente de trabajo provocado por el retraso en los períodos de liquidación o el descontento de algún empleado al no serle reembolsado un gasto por desconocimiento de la política de la empresa o, simplemente, por no haberse acordado de pedir el tique correspondiente.
Pero, además, existen perjuicios económicos tan directos como la imposibilidad de poder desgravarse el IVA por no disponer de la información o la documentación adecuada. Tampoco puede olvidarse la disminución de la productividad de la empresa al tener que dedicar personas y tiempo en la generación, revisión y validación de notas de gastos mediante un proceso cuya eficacia suele dejar mucho que desear.
Beneficios de implantar una sistema automatizado de gestión de gastos
Una aplicación como Captio, fácil de utilizar y muy práctica, ya que el empleado puede llevarla instalada en su móvil o tablet, automatiza totalmente la gestión, eliminando en papel y ganando en eficacia y control.
Asegurar el seguimiento de la políticas de control de gastos de la empresa, mejorar la contabilidad y fiscalidad de la empresa, aumentar la productividad o acortar los períodos de liquidación son algunas de las ventajas de implementar un sistema automatizado e integrado con los distintos departamentos de la empresa, en especial con el de contabilidad.
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