Últimamente las empresas de nuestro sector se plantean la adopción de nuevos tipos de IA y aprendizaje automático para la gestión de gastos en su organización. Nuestra apuesta se dirige de forma decidida a la integración de todo el ecosistema de los viajes de negocios. En este artículo te apuntamos las mejores soluciones para la gestión de gastos de viajes.
En ocasiones, incluso ante un escenario de crecimiento y cambio, las empresas de nuestro sector llegan a un punto de inflexión que propicia cambios en las estrategias, los productos o los procesos operativos. Podemos ver esto, por ejemplo, en la adopción de nuevos tipos de IA y aprendizaje automático para acelerar la recopilación de información, la productividad y la obtención de conocimiento. Es más, la innovación puede provenir de lugares muy diferentes en la búsqueda por aumentar la satisfacción del cliente, la resiliencia y la adopción de tecnologías, donde la gestión de gastos se vuelve un mediador empresarial para la automatización de cuentas por pagar y de pagos relativos a gastos de viajes y de otro tipo.
En Emburse Captio nos mueve la ambición y nuestro saber hacer en el sector para ir más allá de las palabras reiteradas y ofrecer a las empresas la innovación y la digitalización integral que supondrán una mejora en nuestro mundo. Nuestro objetivo es guiar a nuestros clientes para que aumenten la satisfacción de sus viajeros, la conformidad con las políticas y la reducción de costes.
Las empresas y líderes más acostumbrados tienen una visión de largo alcance que les permite detectar los puntos de inflexión en sus negocios antes de que sucedan o en el momento en que están sucediendo. Estos puntos de inflexión traen consigo reestructuraciones competitivas, pero también pueden traducirse en oportunidades de crecimiento. Emburse Captio se encuentra actualmente en uno de esos puntos de inflexión, y es por ello que me encantará contaros más sobre este viaje que estamos emprendiendo para traer todavía más innovación, empezando por lo que más me emociona: compartir nuestra visión para una nueva era en el sector de los viajes de negocios y de la gestión de gastos.
Eliminar el statu quo
Pensamos que el statu quo en el sector de la gestión de viajes de negocios y gastos (T&E) ha durado ya demasiado, especialmente en el caso de organizaciones grandes o medianas, quienes han visto gravemente limitadas sus opciones a la hora de elegir entre soluciones integradas para este tipo de actividad. Esto ha llevado a las empresas a tener que conformarse con un proveedor heredado más lento, con trabas para la innovación y peores resultados en cuanto a experiencia de usuario, o bien a optar por las mejores soluciones en cada uno de los ámbitos de la gestión T&E.
Aunque lo cierto es que nos sentimos orgullosos de nuestra trayectoria como líderes en el sector de la gestión de viajes y gastos, en ocasiones nuestros clientes nos han expresado su deseo de contar con el mismo nivel de servicio, experiencia de usuario y, lo que es más importante, innovación a lo largo de todo el proceso integrado de gestión. Y es que los viajes de negocios suponen para las empresas una importante fuente de ingresos, al tiempo que de significativos costes. Además, estamos observando una demanda cada vez mayor en torno a un tipo de gasto distribuido de forma más amplia, con plantillas en remoto, necesidades de pagos y flexibilidad, combinadas con controles apropiados. Todo esto es lo que permite a nuestros clientes saber que están obteniendo el máximo valor de su programa de viajes, controlando los costes y garantizando la satisfacción de sus viajeros y viajeras —y que seguirán haciéndolo en los años venideros—.
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Nuestra visión
Durante años, siendo líderes en el sector y tras varias adquisiciones estratégicas inteligentes, hemos podido ofrecer a quienes viajan para sus empresas una experiencia sin parangón, pero nuestro entusiasmo por seguir innovando no se detiene aquí.
Las personas que viajan por negocios buscan hoy una experiencia fluida, inteligente, automatizada y centrada en sus dispositivos móviles en todas las fases del proceso, empezando con una tarjeta virtual preaprobada, válida durante todo el viaje y que garantice que todo el gasto se adhiera al presupuesto y a la política (además de ofrecer una mayor integración que las tarjetas de empresa habituales). Al momento de reservar el viaje, la información se sincroniza de forma automática con la herramienta de gasto y con la app de viajes del usuario. En el caso de que un alojamiento o un billete de avión bajen de precio, la reserva se modifica automáticamente con la opción más económica, y el nuevo importe aparece reflejado en la lista de gastos. Durante el viaje, todo puede comprarse a través de la tarjeta virtual, que también se sincroniza con el sistema de gastos. Todo ello se traduce en que, ya de vuelta en casa, la persona que haya viajado puede relajarse y disfrutar de su familia, sin tener que preocuparse de interminables horas de trabajo en los gastos. Esta visión altamente automatizada, inteligente y completamente integrada es la que nos esforzamos en ofrecer para asegurar la satisfacción de todas las partes implicadas en el proceso.
Lo que viene: Emburse Book
Un viaje comienza con una necesidad, un objetivo y aprobaciones. Por ello, nos complace presentaros a nuestra próxima herramienta para reservas de viajes: Emburse Book. Emburse Book es la solución de alta calidad para reservar vuelos, hoteles y transporte terrestre, que hará las delicias de nuestros usuarios. Tendrá la posibilidad de integrarse directamente con la solución de gestión de gastos Emburse Chrome River, así como con la primera aplicación de gestión de viajes de negocios del mundo totalmente personalizable, Emburse Go. Además, gozará también de los beneficios que le aporta Emburse Reshop para garantizar el mejor precio una vez la reserva se haya realizado.
Por su parte, las empresas que opten por exigir aprobaciones previas para los viajes de su plantilla, también podrán simplificar la labor de los responsables financieros y de departamento al permitirles emitir tarjetas virtuales para las reservas y los gastos del viaje y cerciorarse de que todos los planes se ajustan a la política. Así, estas empresas contarán no sólo con un proceso más fluido y automatizado, sino también con una capacidad aún mayor de controlar el gasto y aumentar la visibilidad sobre el mismo, y con más oportunidades para sacarle todo el provecho a sus descuentos.
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Una vez que todo el plan de viaje haya pasado por Emburse Book, la información relativa al itinerario y los datos de reserva aparecerán de forma automática y al completo en la nota de gasto correspondiente y en la aplicación Emburse Go. En caso de que aparezca un precio más bajo para cualquier reserva de vuelo o de alojamiento, la aplicación enviará automáticamente al viajero una notificación en la que se le informa de la modificación de su reserva.
Una gestión de gastos simplificada
Os presentamos también un gran avance en la forma en la que nuestros usuarios emplean las soluciones de gestión de gastos que ofrecemos: Emburse Chrome River, el producto que ya utilizan las empresas más punteras y las multinacionales para hacer que sus negocios crezcan y se consoliden. Y es que aunque ya éramos líderes, vamos a automatizar todavía más los procesos de gestión de gastos. Hemos reinventado la gestión T&E para que quienes viajen utilicen tarjetas virtuales preaprobadas Emburse Card para sus compras en comidas y otros gastos a lo largo del viaje. De este modo, los usuarios sabrán automáticamente que todos los gastos se ajustan a la política y se elimina el trabajo de adivinar y hacer cuadrar cada gasto. Emburse Chrome River Expense utiliza la foto de un recibo y comprueba a qué transacción de la tarjeta corresponde para que esté listo para ser presentado. Y ya que está garantizado que se ajusta a la política, la aprobación se realiza automáticamente.
Asimismo, en Emburse Captio estamos optimizando la gestión de gastos cubriendo las lagunas que los viajeros y viajeras puedan no haber tenido en cuenta como oportunidades de reembolso: en caso de que hayan volado pero no hayan incluido el transporte en coche o el kilometraje al aeropuerto, la aplicación les pedirá que comprueben que no se trate de un olvido y que lo presenten como gasto.
Una imagen unificada
También podréis comprobar que, como parte de esta nueva visión, estamos cambiando algunos de los nombres de nuestras soluciones. De esta forma, nuestros clientes pueden identificar y seleccionar más fácilmente las soluciones con las que funciona su empresa, a la vez que disfrutar de una experiencia de marca más coherente.
Como tal vez sabréis, hace exactamente un año que TRIPBAM se unió a la familia Emburse, lo que ya ha permitido reducir los gastos relativos a viajes a cientos de nuestros clientes. A partir de hoy, TRIPBAM se integra plenamente en Emburse, y su galardonada TRIPBAM Reshop pasa a ser Emburse Reshop. De igual forma, TRIPBAM Contract Audit ha pasado a formar parte de Emburse Audit, y TRIPBAM Hotel/Air se ha convertido en Emburse Benchmark. Si tu empresa todavía no utiliza Tripbam (ahora Emburse Reshop) y está pagando de más por sus viajes, es el momento de que esto cambie.
La modificación de los nombres pone de manifiesto la integración constante de las soluciones de TRIPBAM en el ecosistema de productos Emburse, lo que proporciona a nuestros clientes todavía más oportunidades de ahorro.
El futuro: Emburse Travel 3.0
Y aunque nos enorgullece muchísimo poder compartiros nuestros planes a corto y medio plazo, lo que nos espera en los próximos meses es todavía más emocionante y podría significar una vuelta de tuerca radical en la forma en la que las empresas reservan y gestionan sus gastos en viajes. Ya está en desarrollo la que hemos llamado de forma interna Emburse Travel 2.0 (disculpad el misterio en torno al nombre, pero todavía no la hemos bautizado oficialmente). Una solución completamente nueva que dotará a nuestros clientes de un nivel de control en su programa de gastos y viajes sin precedentes, al tiempo que supondrá una mayor flexibilidad y capacidad de elección para quienes viajan.
Nos emociona mucho poder haceros un esbozo de esta nueva dirección y espero que nuestros clientes y socios compartan este nivel de entusiasmo. Se avecina algo grande para Emburse Captio, ¡ojalá podamos contar con vosotros en este viaje!
