La organización y, en especial, la promoción de eventos corporativos requiere de novedosas, innovadoras y eficaces estrategias para conseguir captar la atención de los asistentes. La creación de un aplicación para smartphones y tablets (App) específica para un evento cumple estas tres características, lo que la convierte en una opción realmente interesante.
Como todo proyecto, el desarrollo de una APP como elemento de organización y promoción de un acto corporativo (un congreso, un seminario, la presentación de un producto...) no puede realizarse de una forma improvisada, sino que debe responder a una estrategia bien definida, con distintas fases o pasos de actuación y unos objetivos muy claros.
¿Para qué la hago?
Formularse esta pregunta y, más importante aún, obtener las respuestas adecuadas constituye el primer e importante reto en este tipo de proyectos. No vale la pena hacer una APP porque sí, tiene que tener una utilidad y unas metas concretas. Por ello conviene preguntarse:
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¿Qué utilidad concreta tendrá la APP?
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¿Qué puede aportar al evento?
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¿Es adecuada para el perfil del público de mi evento?
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¿Cuál será su valor añadido? ¿Qué información o servicios imposibles o muy difíciles de conseguir por otros medios lograré con la APP?
Estas son algunos ejemplos de utilidades que puede tener una APP de un evento, aunque existen más, algunos todavía no utilizados ni explotados suficientemente:
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Medio de contacto de los organizadores con los invitados y ponentes.
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Ofrecer información adicional de las intervenciones: descargar documentación, enlazar con links, etc.
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Favorecer el networking mediante el contacto e interactuación entre los asistentes a través de mensajes, chats, llamadas o videoconferencias canalizadas a través de la APP.
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Organizar juegos o competiciones de pequeñas pruebas o preguntas, o bien bromas, chistes, etc., con el fin de amenizar el acto.
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Hacer encuestas de satisfacción u otras cuestiones en tiempo real entre los asistentes.
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Extender temporalmente el acto con acciones previas al evento, durante y después, con actos recordatorios como envío de fotos, vídeos o conclusiones de las intervenciones.
Cómo integrar la APP al evento
Si diseñamos una APP muy útil y de calidad pero luego no somos capaces de integrarla eficazmente con el acto habremos perdido el tiempo y la inversión. Por este motivo, es fundamental tomar medidas como:
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Informar eficaz e insistentemente de la existencia de la APP.
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Hacer que su descarga sea prácticamente imprescindible para poder seguir eficazmente el acto.
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Motivar que los invitados la descarguen ofreciéndoles algún detalle, regalo, participar en un sorteo, etc.
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