Los términos y condiciones de la reservas para viajes de empresa, tanto de hoteles y apartamentos como de alquiler tradicional, son muy variables. Existen un sinfín de opciones, que abarcan desde la posibilidad de cancelar una reserva el mismo día de entrada sin ningún tipo de recargo hasta las habitaciones de hotel que no tienen derecho a reembolso por cancelación ni modificación en ningún caso.
Condiciones de cancelación de reservas
No se puede hablar de unas condiciones tipo en lo que se refiere a los términos y condiciones en la reserva de habitaciones de hotel y apartamentos corporativos (apartahoteles y corporate housing), puesto que las posibilidades son variadísimas. Y, además, cada vez aparecen nuevos sistemas, muchas veces copiados de las condiciones de las aerolíneas.
Algunas de las modalidades más habituales son:
Reservas no reembolsables
Algunos alojamientos, en especial hoteles de lujo, no permiten ningún tipo de reembolso por cancelación o modificación de las reservas realizadas, aun avisando con mucha antelación.
Reembolsos parciales
Lo más habitual es que, tanto hoteles como apartamentos, ofrezcan reembolsos en un porcentaje variable según la antelación con la que se realicen. Un sistema muy habitual es el siguiente: si la cancelación se realiza un mes antes el reembolso es completo y se va reduciendo a medida que se acerca el día de la entrada. Por ejemplo, una devolución del 75% si la cancelación se realiza con más de 30 días de anticipación, el 50% si se hace entre 30 y 15 días antes, un 25% para anulaciones avisadas entre 15 días y 24 horas antes y a partir de ahí ya no hay derecho a devolución.
Pero queremos insistir que estos son solo un ejemplo de las múltiples posibilidades existentes.
Depósitos
Lo más habitual es pedir un adelanto o depósito del total en el momento de realizar la reserva de una habitación de hotel o un apartamento y abonar el resto al finalizar la estancia. No obstante, algunos alojamientos no piden ningún tipo de adelanto y otros exigen el 100%. También en este tema, hay mucha variedad.
En el caso de los alquileres tradicionales de apartamentos, pisos o casas el depósito es más elevado: un mes mínimo por adelantado, otro para la agencia, etc.
Las cláusulas abusivas
Dentro del amplio espectro de los términos y condiciones de las reservas, las políticas de algunos alojamientos concretos o cadenas hoteleras pueden considerarse abusivas (como no tener ninguna posibilidad de reembolso por cancelación), por lo que no deberían ser aceptadas por los clientes.
Claves para ahorrar en las reservas
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Pedir toda la información, verbalmente y por escrito, de TODOS los términos y condiciones de las reservas y valorar lo más conveniente.
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No ser vergonzosos y preguntar y aclarar (por e-mail o teléfono) todas las dudas y cuestiones que se nos ocurran, aunque parezcan tontas. Esto nos evitará desagradables sorpresas posteriormente.
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No aceptar las condiciones o cláusulas abusivas.
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No valorar únicamente el precio, sino tener en cuenta también las condiciones. Una habitación de hotel muy barata puede salir cara si no permite ningún tipo de cancelación o modificación, sobre todo cuando prevemos que es posible que esto ocurra.
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