La definición más genérica de dieta de empresa se corresponde con la asignación que la empresa paga al trabajador cuando éste tiene que desplazarse fuera de su lugar de trabajo habitual. Las dietas suelen ser una cantidad fija que la empresa destina sufragar uno o bien un conjunto de gastos.
En contraposición existe la forma de gestionar los gastos en la modalidad “gastos a justificar”, en la que se abona la cantidad justificada al trabajador. También existen modelos mixtos.
Hay variedad respecto a tipos de dietas: una dedicada a la manutención y otra a los gastos de estancia . Las empresas suelen disponer varios tipos de dietas para sus trabajadores, las cuales se adaptan a diferentes situaciones tipo. Para generar esta estructura se usan parámetros como el tiempo que toma, la distancia recorrido o incluso la tipología del viaje. Esta categorización marca las situaciones de gastos de viaje más comunes de la empresa.
Los gastos de estancia son los importes abonados para sufragar los gastos directamente relacionados con el alojamiento. Las noches de hotel que se producen principalmente cuando se trata de un viaje largo. Habitualmente, reclamar un gasto de estancia implica justificar que efectivamente se trata de un viaje largo y que no resulta viable desplazarse al destino y volver en un mismo día al lugar habitual de trabajo. Estas condiciones necesarias para la justificación deberían estar reguladas en la política de gastos de la empresa, fijando límites por país, por día, o abonar el gasto justificado mediante un comprobante y factura.
Los gastos de manutención se componen de los gastos destinados al mantenimiento del empleado, las comidas. Según estudios, componen cerca del 9% del gasto de viaje. Se pueden gestionar de varias formas, una es creando conceptos que engloban varias cosas, lo que da lugar a lo que se conoce como una media dieta o dieta completa (que por ejemplo sumaría los gastos de desayuno, comida y cena a los de estancia, ligándolos a una asignación destinada a cubrir todos los gastos de un trabajador en un día entero de trabajo fuera). Otra forma común es crear el concepto dieta-comida, que asigna una cantidad a una comida concreta, por ejemplo cena-25€, comida-20€ o desayuno-10€.
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