Tipos de ERP y su importancia para implantar un programa de gestión

Los programas de gestión de empresas pueden adaptarse a las necesidades de tu organización, pero debes saber qué tipo de ERP es el que necesitas según tus objetivos de negocio.

Antes de empezar a analizar los tipos de ERP, vamos a explicar qué es por si aún no conoces este término. Un Enterprise Resource Planning (de ahí las siglas ERP) es un sistema de planificación de recursos empresariales. Se trata de un software que permite a las empresas integrar distintas operaciones dentro de un mismo programa y centralizar las tareas de contabilidad, producción, logística, recursos humanos o el inventario en una única plataforma desde la que gestionar multitud de procesos de negocio simultáneamente. 

Las ventajas de la implementación ERP en tu empresa son muchas. Desde la automatización de procesos a la personalización de las funciones, una de las claves de los ERP es su adaptabilidad a las necesidades de cada proyecto. Pero debes conocer primero en qué se diferencian unos programas de gestión de empresas de otros e identificar cuáles son los costes y qué beneficios te van a aportar. Sigue leyendo:

Tipos de sistemas ERP

Podemos establecer diferencias entre un sistema integral ERP y otro según 4 ejes: el diseño, el alojamiento, la solución y el desarrollo, tal y como nos indican en SoftDoit: 

Diferencias según el diseño

• A medida. Esta es la opción que suelen elegir las empresas más grandes, que tienen necesidades más complejas, más departamentos y también más presupuesto. Instalar un ERP a medida significa que las funciones de este software estén completamente personalizadas y adaptadas a tu negocio, lo cual tiene un coste elevado pero muchas facilidades de gestión después. 
• Predefinido. La más habitual en PYMEs y pequeñas empresas. Los ERP predefinidos tienen una estructura modular diseñada previamente de la que puedes añadir y quitar funciones según tus preferencias. Estos modelos son más asequibles a nivel de precio y exigen menos trabajo en la implementación del ERP. 

Diferencias según el alojamiento 

• ERP local. Los ERP locales son los softwares que se alojan en el servidor de la propia empresa. Esto aporta mayor seguridad y confidencialidad aunque, por otra parte, también limitan el uso que se puede hacer del software según el dispositivo en el que lo hayamos instalado. 
• ERP en la nube. Estos sistemas de gestión se encuentran alojados en servidores externos, que son propiedad del proveedor de software que hayas elegido. Todo tiene sus ventajas y desventajas: con un ERP en la nube gozas de mayor agilidad para acceder al ERP desde cualquier dispositivo, siempre que tengas conexión a Internet. Pero también es verdad que no tienes un control directo sobre tus datos. Aún así, los esfuerzos en seguridad gracias a las copias y las técnicas de encriptamiento garantizan que el ERP en la nube no es fuente de peligros. 

Diferencias según la solución 

• ERP horizontal. Un sistema integral ERP horizontal es más general e incluye módulos que son útiles para cualquier tipo de empresas, sin importar cual sea su sector. 
• ERP vertical. Los ERP verticales son sectoriales, es decir, están diseñados para atender las necesidades de una empresa de un ámbito específico: industria, comercio, turismo, alimentación, etc. Te ofrecen soluciones más específicas que suelen ser también más costosas en comparación con un sistema horizontal. 

Diferencias según el desarrollo 

• ERP de código abierto. Los ERP de open source o código abierto es un modelo de software libre y gratuito, basado en la colaboración abierta y dónde el usuario se descarga directamente el código fuente. 
• ERP de código privado. Estos son los modelos tradicionales de pago, también llamados ERP de propietario. Hay que pagar por su uso mediante licencias o modelo SaaS (Software as a Service) pero te ofrecen mayores garantías en su desarrollo, funcionamiento y en la personalización de los módulos, además de la posibilidad de actualizarse periódicamente. 

La importancia de la implantación de un programa de gestión 

El momento de la implementación del ERP es uno de los más importantes en el devenir de tu negocio, porque marca un salto cualitativo en la gestión de los procesos que te permitirá crecer y ser más ambicioso. Las razones para implementar un programa de gestión son muchas, y las hemos ido mencionando anteriormente: integrar toda la información financiera en una única plataforma, así como la información de tus clientes, estandarizar y acelerar procesos de producción y manejar con mayor agilidad todos los trámites de recursos humanos. Todo esto es bastante importante, ¿verdad?

El promedio de tiempo de implantación de un ERP es de 3 a 6 meses. Esto es lo ideal, se puede hacer en menos tiempo pero abrimos la puerta a mayores imprevistos. Y también es importante calendarizar y estructurar cómo se va a llevar a cabo el proceso, para el que te recomendamos que utilices una consultoría externa (a no ser que tu empresa ya cuente con un equipo informático con los conocimientos suficientes). Estas son las fases de implementación de un ERP:

1. Organización. Para empezar hay que determinar qué recursos se destinarán a la implementación, coordinar a todas las personas implicadas en la tarea y definir los roles y responsabilidades de cada uno

2. Modelamiento. Entender el negocio. Poner de acuerdo a la empresa con el agente externo que realizará la implantación respecto a las expectativas, cómo será el proceso y cuáles serán los resultados obtenidos. 

3. Parametrización. Es el momento de configurar la herramienta en base a los parámetros que se hayan definido durante el modelamiento. 

4. Preparaciónfinal. Esta es la fase previa a la puesta en marcha del ERP, en la que se revisa y se dejan listos todos los flancos abiertos que pueda haber. 

5. GoLive. La puesta en marcha del nuevo programa de gestión. Este es el momento en el que se activa y la empresa empieza a usarlo e integrarlo en su día a día.

6. Control del proyecto. Con el Go Live no termina una implementación ERP, después hay que controlar que la plataforma funciona, analizar su desarrollo, identificar y corregir errores… En resumen, tareas de supervisión.

Una vez instalado y puesto a punto el programa de gestión, te animamos a añadirle otros software que aporten un plus y así disfrutes de más funcionalidades. El ejemplo perfecto es Captio: una herramienta de gestión de gastos de los empleados de la empresa que se puede integrar con cualquier ERP. Su uso es sencillo y muy eficaz; te animamos a informarte de sus tarifas y ponerte en contacto con nosotros para resolver todas las dudas.