Como hemos visto en posts anteriores, una de las tareas básicas de un Travel Manager es la negociación de las tarifas de vuelos, alojamientos y demás servicios para los Business Travellers a su cargo. A continuación te presentamos algunos consejos que pueden ser útiles para lograr negociar el mejor precio posible.
No siempre es fácil lograrlo, dependerá entre otros muchos factores de la habilidad del Travel Manager para la negociación. Pero hay algunas cosas que pueden ser tomadas en cuenta, para asegurarse una tarifa interesante:
Intenta ser realista
Antes de empezar la negociación tienes que conocer muy bien el mercado y saber hasta dónde puedes llegar en los precios, las condiciones, etc. Esto te permitirá apurar la negociación al máximo con tus proveedores.
Vigila con los cargos adicionales
En cualquier viaje, sea profesional o de ocio, hay que vigilar con los cargos adicionales que pueden aparecer: por facturar en un vuelo una maleta suplementaria, por consumiciones extra en el hotel, por la conexión al servicio wifi, etc. Intenta que se incluyan en el precio pactado con el proveedor, a poder ser sin (demasiados) costes adicionales, pero prevé una cantidad de dinero para los gastos extra que no hayas previsto.
Blinda el precio final
Las tarifas de los servicios de viajes pueden oscilar un porcentaje considerable a lo largo del año. Así que no está de más incluir en el contrato con el proveedor alguna cláusula o garantía conforme vuestro acuerdo no está sujeto a estos cambios, sobre todo cuando se negocia un gran volúmen de servicios.
Busca fechas más favorables
Cuando se trate de eventos internos, reuniones, etc. en que la fecha no dependa tanto de factores externos, intenta organizar los desplazamientos en momentos del año de temporada baja, para lograr mejores precios. Y si no hay elección, intenta evitar los vuelos, trenes o alquiler de coches en fines de semana, puentes u operaciones salida de vacaciones.
Unifica tus proveedores
Será más fácil negociar un volumen grande de operaciones con un solo proveedor que muchas operaciones más pequeñas con múltiples de ellos. Intenta hacer acuerdos globales siempre que sea posible.
