Es recomendable disponer de información suficiente en todas las fases del proceso de gestión de gastos para establecer una relación entre un gasto y su origen. A menudo la trazabilidad se pierde en puntos intermedios de la gestión de las hojas de gasto.
La trazabilidad de un gasto asegura poder atribuirlo -dependiendo del nivel de granularidad tomado- a un centro de costes, departamento, proyecto o incluso trabajador concreto. También permite establecer una hoja de ruta entre la generación de un gastos y los diferentes pasos y relaciones con los trabajadores de la empresa durante su proceso de gestión (generado por, validado por, liquidado por...)
Esto puede ser importante para la empresa pero también a efectos de alguna posible auditoría. En caso de ésta, la trazabilidad puede suponer tener que llegar hasta el mismo justificante en papel del gasto.Esto no es fácil, ya que el soporte de muchos justificantes suele estar en papel, almacenado en algún cajón remoto de un archivo de la empresa.
Digitalizar los justificantes es una manera excelente de poner orden a este caos de papeles. Además, facilita enormemente no sólo las tareas de almacenamiento, sino también las de consulta de información. Aparte, supone una forma natural de procesar los datos para obtener un histórico.
Disponer de un buen histórico de los gastos de viajes es un activo de gran valor para la empresa. Sus registros guardan información sobre el pasado de los gastos de la empresa y su evolución a lo largo del tiempo. El histórico és una mina para encontrar respuestas a preguntas sobre cómo es posible mejorar la gestión de gastos de empresa.
En definitiva, independientemente de la forma de proceder, uno de los resultados que el proceso de gestión de gastos debería ofrecer es la generación y alimentación de un histórico de datos para la empresa.
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