¡Qué decir sobre los problemas que se producen al redactar los informes para reportar los gastos de los viajes de empresa!
El escenario habitual es que se haya dejado esta tarea para el final del periodo de reporte (en la mayoría de casos, un mes). Se llegará al último viernes de mes, con un fajo de tickets que se habrán ido recopilando y con una larga nota de gastos que redactar. Y es aquí donde empiezan los problemas.
Tickets que faltan, que se han quedado olvidados en la mesa de algún restaurante, otros arrugados, manchados e ilegibles. Encontrarlos todos, ponerlos en orden y transcribirlos en la hoja de cálculo o en la plataforma de gestión de gastos que use la empresa no es una tarea agradable.
El 80% de trabajadores que generan notas de gastos dedican una media de una hora a su redacción.
Si se suman todos los meses para cada miembro del equipo que viaje, resulta una cifra en absoluto despreciable.
También será habitual que se haya olvidado información relacionada con el contexto en el que se realizó ese gasto, y eso puede afectar a la aprobación o no de la nota de gastos debido a las políticas de la empresa. Preguntas del tipo “¿es este el ticket de la comida a la que invité al cliente o bien la que fui a comer con Ana y debo dividir entre dos?”. Ante esto, una práctica extendida es usar el reverso de los tickets para escribir anotaciones. No demasiado sofisticado pero, en fin, efectivo.
Una forma de simplificar este escenario es aplicar el uso de dietas. Su uso es común y se basa en fijar una cantidad concreta que cubra la manutención del trabajador. Facilita la gestión, pero va en detrimento del control exacto del gasto. Es conveniente establecer condiciones de forma exhaustiva y comprobar que se cumplan.
La recomendación de perogrullo es llevar los deberes al día, ir redactando la nota de gastos gradualmente, pero los viajeros habituales saben que esta recomendación puede resultar difícil de seguir. Por eso, el mercado ofrece varias herramientas para automatizar en mayor o menor medida este proceso. Existen herramientas de gestión que facilitan una entrada más gradual de la información relacionada con los gastos. Las más sofisticadas aprovechan un activo totalmente común hoy en día como es el teléfono móvil para registrar el gasto allá donde se produzca. Por otra parte, algunas empresas ponen a disposición de sus trabajadores “portales del empleado” desde donde estos pueden ir registrando sus gastos. Dado que son herramientas web, son accesibles desde cualquier lugar con conexión.
Para evitar los problemas y errores que se derivan de acabar haciendo a última hora de la noche la nota de gastos de un viaje del que se acaba de regresar es conveniente sacar partido de estas herramientas que automatizan las tareas de reporte y que permiten afrontarlas de una forma más gradual.
