La organización de viajes corporativos y, sobre todo, la gestión de los gastos que llevan acarreados solo es rentable y beneficiosa para los objetivos de la empresa cuando se amolda a unas políticas claras y bien planteadas tanto en su estrategia, como en su ejecución y control.
En la política de viajes se debe detallar desde los objetivos hasta los topes de gastos por concepto o país, los costes no reembolsables, los medios de transporte a utilizar (taxi, transporte público) y un largo etcétera. En principio, cuanto más exhaustiva sea una política de viajes más posibilidades tendrá de lograr un retorno de la inversión (ROI) positivo.
Existen diversos modelos de políticas, cada una con sus ventajas e inconvenientes, como veremos a continuación:
Política única
Se desarrolla una única política de gastos de viajes, sin diferencias de ningún tipo o mínimas para todos los departamentos y empleados.
Ventajas
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Es la opción más sencilla.
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Simplifica el proceso de control y verificación de los gastos.
Inconvenientes
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No se consigue extraer el máximo potencial de los viajes corporativos, ya que no es posible dedicar un gasto mayor a los clientes o proyectos con más potencial.
Políticas diferenciales
Políticas distintas por departamento, filial, proyecto, cliente, etc.
Ventajas
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El ROI suele ser mayor, pues permite la consecución de objetivos más ambiciosos, aprovechar las oportunidades y sacar el máximo potencial de las operaciones: cerrar más ventas, ampliar el networking, conseguir y fidelizar más clientes, etc.
Inconvenientes
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Mayores costes en tiempo y personal dedicados al desarrollo, implantación y verificación de estas políticas, por su complejidad más elevada.
Políticas restrictivas
Ventajas
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Ahorra costes a corto plazo, al restringirse al máximo los gastos.
Inconvenientes
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Se pierden oportunidades de negocio y posibilidades interesantes de promoción y publicidad.
Políticas laxas
Ventajas
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No se cierra ninguna puerta a la hora de abrir nuevos mercados o explorar nuevas líneas de negocio, ya que se permiten inversiones importantes.
Inconvenientes
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Se pueden provocar desajustes importantes del presupuesto.
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